Messaging/Groupware-Migration von HCL Notes/Domino nach Microsoft 365

In vielen Unternehmen hat die HCL Notes/Domino-Umgebung ihren Zenit überschritten: Veraltete Business-Anwendungen, fehlende Schnittstellen und hohe Entwicklungskosten stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Gleichzeitig erwarten junge Mitarbeitende moderne, intuitive Tools – Microsoft 365 ist hier der Standard.

Doch was tun mit den bewährten Domino-Anwendungen, die oft auf individuelle Geschäftsprozesse abgestimmt sind? Eine Migration nach CAS genesisWorld bietet sich als flexible, kosteneffiziente Lösung an.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Messaging und Anwendungen Schritt für Schritt erfolgreich migrieren – mit bewährten Best Practices zur Minimierung von Risiken und Ausfällen.

1. Warum eine Migration von HCL Notes/Domino zu Microsoft 365?

HCL Notes/Domino war über Jahrzehnte eine bewährte Lösung für E-Mail, Kalender und Collaboration. Doch Cloud-basierte Plattformen wie Microsoft 365 bieten heute entscheidende Vorteile:

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Einfach anpassbar an die Anforderungen eines wachsenden Unternehmens.
• Zentralisierte Sicherheit: Datenschutz- und Compliance-Anforderungen werden optimal erfüllt.
• Moderne Tools für Zusammenarbeit: Outlook, Teams und SharePoint fördern effiziente Kommunikation.

Gerade in der Mitarbeitergewinnung punktet Microsoft 365: Junge Mitarbeitende kennen Notes/Domino kaum, erwarten jedoch moderne Plattformen.

2. Wie erfolgt die Migration von HCL Notes/Domino nach Microsoft 365?

Eine erfolgreiche Migration erfordert detaillierte Planung, effiziente Umsetzung und gezielte Nachbereitung. Hier die wichtigsten Schritte im Überblick:

a) Analyse und Planung

• Welche Daten und Funktionen müssen migriert werden? Erfassen Sie Mailfiles, Archive und relevante Datenbestände.
• Welche Hürden gibt es? Prüfen Sie u. a. verschlüsselte Dokumente, Speicherlimits und mögliche Konflikte.
• Welche Abhängigkeiten bestehen? Gibt es Schnittstellen oder Workflows, die berücksichtigt werden müssen?

b) Bereinigung der Daten

Alte, nicht mehr benötigte Daten sollten vorab gelöscht werden. Das spart Zeit und minimiert Kosten bei der Migration.

c) Durchführung der Migration

Es gibt diverse Migrations-Tools, die speziell für die Übertragung von HCL Notes/Domino nach Microsoft 365 entwickelt wurden. Gute Erfahrungen haben wir mit den Tools von TransEnd gemacht. Diese bieten ein hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis und garantieren eine vollständige, nachvollziehbare Migration ohne Datenverlust.

d) Migration und Validierung

Die eigentliche Migration erfolgt oft in mehreren Etappen, abhängig von der Useranzahl.
Ziel ist es, dass die User am ersten Tag nach der Migration die aktuellen Informationen zur Verfügung haben. Ältere Daten (u.a. Archive) können entweder schon vor der eigentlichen Umstellung migriert werden, oder nach der Umstellung nachgezogen werden. 

In jedem Fall sollten Testmigrationen durchgeführt werden, um zu prüfen, ob alle Daten korrekt übertragen werden. Wählen Sie dabei bewusst große Postfächer aus.

• Pilotmigration: Führen Sie Tests mit repräsentativen Daten durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Echtmigration: Arbeiten Sie schrittweise, um Unterbrechungen im Betrieb zu vermeiden.

e) Schulung und Support

Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter mit Schulungen und Wikis optimal vor. Unterstützen Sie den Wechsel mit Workshops, um Fragen direkt zu klären.
Das Arbeiten mit Microsoft 365 und die Nutzung neuer Funktionen wie Teams und SharePoint gehen dann schnell routiniert von der Hand.

3. Migration von Business-Anwendungen nach CAS genesisWorld

Microsoft 365 ist ideal für Messaging und Collaboration, doch für Business-Anwendungen braucht es eine Ergänzung. CAS genesisWorld ist hier die perfekte Wahl für mittelständische Unternehmen.

Die Migration von Business-Anwendungen nach CAS genesisWorld eröffnet neue Möglichkeiten für die Verbesserung von Kundenbeziehungen und die Optimierung interner Prozesse.
Mit Tools wie dem AppDesigner und Business Process Manager ermöglicht CAS genesisWorld:

• Zentrale Kontaktverwaltung: Alle Kunden- und Projektdaten an einem Ort.
• Integration mit anderen Anwendungen: CAS genesisWorld lässt sich problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden, sodass Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen ausgetauscht werden können.
• Optimierte Workflows: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit wenigen Klicks.
• Flexible Anpassung: Prozesse und Masken können einfach ohne Programmierkenntnisse erstellt werden.

So funktioniert die Migration:

a) Analyse der bestehenden Domino Anwendungen

• Analyse der Funktionalitäten und Prozesse der Anwendungen
• Sind die Prozesse eventuell veraltet, werden Funktionen überhaupt noch genutzt?
• Wer arbeitet noch mit den betreffenden Anwendungen?
• Sofern diese Informationen nicht vorhanden sind, integrieren wir entsprechende Logging-Mechanismen.

b) Optimierung und Customizing 

Der Domino Designer ist ein mächtiges Tool für die Entwicklung von Anwendungen, für KeyUser und Administratoren ist er aber zu komplex.
CAS genesisWorld bietet mit dem AppDesigner eine Customizing-Oberfläche an, die intuitiv ist, mittels Drag&Drop bedient werden kann und damit auch von PowerUsern und Administratoren verwendet werden kann.
Entwickler können mit dem AppEditor auch komplexe Funktionen und /oder Anwendungen entwickeln.
Der Regeldienst in Kombination mit dem grafischen Business Process Manager ersetzt die bekannten Domino Agenten. 

c) Datenübernahme

Der saubere Datentransfer erfolgt in der Regel mithilfe bewährter Schnittstellentools.

d) Testen und Anwenderschulung

In einer ausführlichen Testphase stellen Sie sicher, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren.
Bieten Sie gezielte Trainings an, damit Ihre Mitarbeiter die neue Lösung schnell anwenden und die Vorteile der neuen Lösung vollständig auszuschöpfen können.

Mit der richtigen Planung zu mehr Effizienz

Die Migration von HCL Notes/Domino zu Microsoft 365 und CAS genesisWorld bietet nicht nur modernere Tools, sondern auch effizientere Prozesse und zufriedene Mitarbeiter.

Entscheidend sind eine sorgfältige Vorbereitung, der Einsatz erprobter Tools und umfassende Schulungen.

Mit den modernen Funktionen und verbesserten Arbeitsabläufen, die Microsoft 365 und CAS genesisWorld im Tandem bieten, können Unternehmen die Effizienz ihrer IT-Infrastruktur erheblich steigern und Geschäftsprozesse optimieren.

SOL4 IT-Consulting ist seit vielen Jahren Partner aller beteiligten Unternehmen (HCL, Microsoft und CAS). Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen Migrationsprojekten – wir begleiten Sie Schritt für Schritt. 

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Von HCL Domino/Notes zu Microsoft365