Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren alle Bereiche der Wirtschaft erfasst, und der Vertrieb bildet da keine Ausnahme. Angesichts wachsender Wettbewerbsbedingungen und sich ständig verändernder Kundenbedürfnisse ist es für Unternehmen unerlässlich geworden, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren.

Eine der Schlüsseltechnologien, die diesen Wandel vorantreibt, ist CRM-Software (Customer Relationship Management). Sie revolutioniert nicht nur die Art und Weise, wie Vertriebsdaten erfasst werden, sondern auch, wie diese Daten ausgewertet und genutzt werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, wie CRM-Software den Vertrieb zum Besseren verändert.
Praktische Tipps zur Implementierung gibt es ebenfalls.

1. Vertrieb 4.0

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung hat sich auch der Vertrieb in den letzten Jahren stark verändert. Dass dennoch viele Unternehmen weiter in ihren traditionellen Methoden der Kennzahlen-Erfassung und -auswertung verhaftet sind, ist angesichts der teils rasanten Entwicklungen nicht verwunderlich.
Also keine Sorge, wenn auch Sie in Sachen Digitalisierung noch nicht ganz vorn dabei sind – das lässt sich ändern und ist auch weniger schwierig, als Sie vielleicht glauben.

Traditionelle Vertriebsansätze sind in der Regel zeitaufwendig, fehleranfällig und führen zu inkonsistenten Daten. Vertriebsteams arbeiten nach wie vor viel zu häufig mit verschiedenen Tools und Systemen, in denen sie Informationen sammeln und auswerten, was die Transparenz und Effizienz beeinträchtigt.

Einer der größten Bremsklötze im traditionellen Vertrieb ist die manuelle Datenerfassung. Vertriebsmitarbeiter geben ihre Verkaufszahlen, Kundenkontakte und andere relevante Informationen manuell in Tabellen oder isolierte Systeme ein. Das ist nicht nur mühsam, sondern birgt auch ein hohes Risiko für Fehler. Falsche Eingaben oder unvollständige Datensätze führen dann zu fehlerhaften Analysen, die letztlich die Entscheidungsfindung behindern.

Ein weiteres häufiges Problem ist die Fragmentierung der Daten. In vielen Unternehmen sind die Informationen über Kunden, Verkaufszahlen und Markttrends in unterschiedlichen Abteilungen oder sogar verschiedenen Tools gespeichert. Diese Intransparenz führt dazu, dass Vertriebsteams nicht auf die vollständigen und aktuellen Informationen zugreifen können, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Und dies wiederum führt zu ineffizienten Verkaufsstrategien und verpassten Geschäftschancen.

Auch die Möglichkeiten der Datenanalyse sind begrenzt. Ohne geeignete Software, die Daten in Echtzeit verarbeitet und visuell aufbereitet, müssen Vertriebsteams viel Zeit in die Auswertung investieren, statt sich auf den Verkaufsprozess zu konzentrieren. Dieser Mangel an Effizienz führt dazu, dass auf Marktveränderungen langsamer reagiert wird und es für Unternehmen zunehmend schwieriger wird, sich an die dynamischen Anforderungen des Marktes anzupassen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die traditionellen Methoden der Kennzahlen-Erfassung im Vertrieb nicht mehr zeitgemäß sind. Unternehmen, die an diesen veralteten Prozessen festhalten, riskieren, im Wettbewerb zurückzufallen.

Bei der Überwindung dieser Herausforderungen kann Ihnen eine moderne CRM-Software helfen. Diese erhöht nicht nur die Effizienz Ihres Teams, sondern verbessert auch die Qualität der Daten insgesamt und liefert wertvolle Einblicke in die Vertriebsleistung.

2. Das dürfen Sie von einer CRM-Software erwarten

2.1 Effizienzsteigerung

Ein zentraler Vorteil von CRM-Software ist die Effizienzsteigerung im Vertriebsprozess.
Traditionelle Methoden der Datenerfassung erfordern in der Regel manuelle Eingaben – das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit. Mit einem CRM-System wird die Datenerfassung erleichtert. Verkaufsmitarbeiter können Kundendaten direkt in das System eingeben, während sie mit den Kunden interagieren. Diese Echtzeit-Erfassung reduziert nicht nur den Aufwand, sondern ermöglicht auch eine sofortige Analyse der gesammelten Informationen.
Moderne CRM-Lösungen verfügen außerdem über smarte Assistenzfunktionen für die automatische Datenerfassung.

Im CRM-System stehen die einmal erfassten Daten allen zugriffsberechtigten Abteilungen und Mitarbeitern zur Verfügung.

Darüber hinaus ermöglicht eine CRM-Software den Vertriebsmitarbeitern, ihre Aktivitäten besser zu organisieren. Termine, Follow-ups und Aufgaben können zentral verwaltet werden, was zu einer signifikanten Zeitersparnis führt. So können Vertriebsteams sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Aufbau von Beziehungen zu ihren Kunden und die Steigerung des Umsatzes.

2.2. Echtzeit-Datenanalyse

Ein entscheidender Vorteil von CRM-Systemen ist die Möglichkeit zur Echtzeit-Datenanalyse. CRM-Software bietet Dashboards, die es Teamleitern und Abteilungsleitern ermöglichen, schnell einen Überblick über die Leistung ihrer Teams zu erhalten. Diese Dashboards zeigen wichtige Kennzahlen übersichtlich in Listen oder Grafiken an, sodass Entscheidungen immer auf der Grundlage aktueller Daten getroffen werden können. 

Die Echtzeit-Analysen helfen nicht nur bei der Identifizierung von Trends und Mustern im Kaufverhalten der Kunden, sondern sind auch die Grundlage für verlässliche Prognosen. Vertriebsleiter können somit fundierte Entscheidungen treffen, Ressourcen gezielt einsetzen und potenzielle Engpässe frühzeitig erkennen.

2.3. Zentralisierung von Daten

Die zentrale Datenverwaltung ist ein weiterer, wesentlicher Vorteil einer CRM-Software. Vertriebsteams und Vertriebsmitarbeiter, die mit unterschiedlichen Tools und Anwendungen arbeiten, produzieren unweigerlich inkonsistente Daten und Informationssilos – und damit Kosten. Im CRM-System speichern und verwalten Sie alle Kundendaten an einem Ort. 

Die zentrale Datenbank sorgt dafür, dass alle berechtigten Benutzer auf dieselben Informationen zugreifen. Das fördert nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb des Teams, sondern verbessert auch die Kommunikation mit anderen Abteilungen, wie Marketing und Kundenservice. Nur wenn alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind, können Sie schnellere und bessere Entscheidungen treffen.

2.4 Bessere Kundenbeziehungen

Die Implementierung von CRM-Software führt nicht nur zu einer Effizienzsteigerung und besseren Datenanalysen, sondern verbessert auch die Beziehungen zu Kunden. Aufgrund der zentralen Speicherung von Kundendaten haben Vertriebsmitarbeiter stets einen umfassenden Überblick über alle Interaktionen mit ihren Kunden. Sie können persönliche Gespräche führen, die auf den bisherigen Informationen und Erfahrungen basieren und stärken so das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen.

Darüber hinaus ermöglicht CRM-Software die Segmentierung von Kunden. So lassen sich sehr schnell und einfach gezielte Kampagnen planen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben einzelner Kundengruppen zugeschnitten sind. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung, da Ihre Kunden das Gefühl haben, individuell betreut zu werden.

Resümee:
Wo Kundenerwartungen steigen und der Wettbewerb intensiver wird, ist die Nutzung von CRM-Systemen für Unternehmen, die erfolgreich im Vertrieb agieren wollen, unverzichtbar.
Die Entscheidung für eine CRM-Lösung ist also nicht nur eine technische, sondern immer auch eine strategische, die den Grundstein für den zukünftigen Erfolg im Vertrieb legt.

3. Beispiele für die Effektivität von CRM-Software

Die Implementierung von CRM-Software (Customer Relationship Management) ist keine rein technologische, sondern eine strategische Entscheidung.

3.1 Bewährte CRM-Strategien

CRM-Strategien helfen Unternehmen, Kundenbeziehungen langfristig zu stärken und gezielt zu entwickeln.
Zentral ist hier die zielgerichtete Datennutzung: Anhand der Informationen über Kundeninteraktionen und -präferenzen können Sie gezielte Maßnahmen ableiten, die zur Kundenbindung und -zufriedenheit beitragen.

Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Personalisierung. Indem CRM-Systeme alle kundenbezogenen Daten an einem Ort zusammenführen, können Unternehmen spezifische Kundenbedürfnisse besser adressieren. Ein persönlicher Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden langfristig loyal bleiben. Best Practices in der CRM-Nutzung umfassen automatisierte Workflows, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch sicherstellen, dass kein potenzieller Kunde übersehen wird.  

Unternehmen setzen zunehmend auf eine flexible CRM-Architektur, die sich schnell an Veränderungen im Markt und Kundenverhalten anpassen lässt. So sind Unternehmen in der Lage, ihre CRM-Strategie immer wieder an neue Anforderungen und Erwartungen anzupassen.

3.2 Optimierung von Vertriebskennzahlen mit CRM

CRM-Systeme ermöglichen eine gezielte Verfolgung und Optimierung von Vertriebskennzahlen. Häufig gemessene KPIs umfassen die Abschlussrate, die Bearbeitungszeit pro Verkaufszyklus und die Kundenabwanderungsrate.

Durch die systematische Erfassung dieser Daten können Engpässe im Verkaufsprozess identifiziert und gezielt adressiert werden.
Ein Beispiel: Die Analyse der Verkaufszyklen zeigt, dass die Bearbeitungszeit in bestimmten Phasen übermäßig lang ist. Hier lässt sich mit einem CRM-System ansetzen, indem automatisierte Erinnerungen und Aufgaben für das Vertriebsteam eingerichtet werden. Dies verkürzt die Reaktionszeiten, steigert die Kundenzufriedenheit und verringert die Durchlaufzeiten.

Mit einem datengetriebenen Ansatz haben Führungskräfte nicht nur den aktuellen Status im Blick, sondern erkennen auch zukünftige Trends im Verkaufsprozess.
Ein CRM unterstützt Unternehmen dabei, nicht nur Ziele zu erreichen, sondern auch Prognosen zu verbessern und fundierte Entscheidungen für die Vertriebsstrategie zu treffen.

3.3    Statistische Evidenz – Marktanalysen

Im Rahmen der zweijährlichen Trovarit-Studie wurden auch die Einsatzmöglichkeiten von CRM-Software erhoben. Diese gehen weit über die reine Verwaltung von Kundendaten hinaus.

Zu den häufigsten Einsatzbereichen gehören die Dokumentation aller kundenbezogenen Aktivitäten, das Stammdatenmanagement sowie die Steuerung und Planung des Vertriebs. Hier liegt der Fokus auf dem sogenannten „Opportunity-Management“ und dem Angebotsmanagement, mit dem der Vertriebsprozess effizienter gestaltet werden soll. Insgesamt nutzen 55 % bis 73 % der Unternehmen ihre CRM-Software für diese zentralen Aufgaben.

Außerdem hat sich das CRM-System als Werkzeug für Marketingaktivitäten etabliert, einschließlich der Planung und Durchführung von Kampagnen sowie der Massenkommunikation über Newsletter oder Massen-E-Mails. Letzteres wird in rund der Hälfte der Unternehmen über das CRM abgewickelt, auch wenn zusätzlich dazu häufig auch spezialisierte Software zum Einsatz kommt.

Resümee:
Eine CRM-Lösung ist ein bewährtes Mittel, um Vertriebsprozesse zu optimieren. Unternehmen verbessern ihre Umsätze und die Kundenbindung durch den Einsatz eines CRM deutlich. Der Einsatz einer CRM-Lösung bringt klare Wettbewerbsvorteile.

4.    Optimale Nutzung von Kennzahlen mit dem CRM-System

Im digitalen Zeitalter sind die präzise Erfassung und Auswertung von Kennzahlen für den Vertrieb unerlässlich. CRM-Software bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um diese Kennzahlen zu optimieren und damit die Performance des Vertriebsteams signifikant zu steigern.

4.1    Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter

Eine der grundlegendsten Kennzahlen im Vertrieb ist der Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.
Diese Kennzahl gibt an, wie viel Umsatz ein einzelner Vertriebsmitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum generiert. Ein effektives CRM-System ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung der Verkaufsaktivitäten jedes Mitarbeiters.

Mit dieser Transparenz können Führungskräfte nicht nur die Leistung ihres Teams besser bewerten, sondern auch gezielte Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen einleiten, um die Effizienz zu steigern.

4.2    Conversion-Rate

Die Conversion-Rate misst den Anteil der Leads, die zu zahlenden Kunden werden. CRM-Software hilft, diesen Prozess zu optimieren, indem sie eine klare Nachverfolgung der Kundeninteraktionen und -kontakte ermöglicht.

Mithilfe von automatisierten Erinnerungen und Follow-ups kann der Vertriebsmitarbeiter gezielt mit Interessenten kommunizieren und sie durch den Verkaufsprozess führen. Unternehmen, die CRM-Systeme verwenden, verzeichnen eine signifikante Verbesserung ihrer Conversion-Raten, da sie besser auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen können.

4.3    Lead-Tracking und Pipeline-Management

Ein effektives Lead-Tracking ist entscheidend für den Vertriebserfolg. CRM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, die gesamte Customer Journey eines Leads zu verfolgen, vom ersten Kontakt bis hin zum abgeschlossenen Verkauf.

Durch das Monitoring von Leads in der Verkaufs-Pipeline können Vertriebsleiter Engpässe und Probleme im Verkaufsprozess identifizieren. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion und Anpassung der Vertriebsstrategien, was letztlich zu höheren Abschlussquoten führt.

4.4    Kundenzufriedenheit und -bindung

Die Zufriedenheit der Kunden ist ein wichtiger Indikator für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. CRM-Systeme bieten nicht nur die Möglichkeit, Verkaufsdaten zu analysieren, sondern auch Kundenfeedback und Interaktionen zu dokumentieren.

Dies erleichtert es, Trends in der Kundenzufriedenheit zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Eine hohe Kundenzufriedenheit führt zu einer besseren Kundenbindung und damit zu wiederkehrenden Umsätzen.

4.5    Durchschnittliche Verkaufsdauer

Die durchschnittliche Verkaufsdauer, also der Zeitraum, der benötigt wird, um einen Verkaufsabschluss zu erzielen, ist eine weitere wichtige Kennzahl. CRM-Software hilft, diesen Zeitraum zu verkürzen, indem sie die Kommunikation und Nachverfolgung automatisiert.

Mit detaillierten Analysen der Verkaufszyklen können Unternehmen herausfinden, welche Schritte im Verkaufsprozess am längsten dauern und wo Optimierungsbedarf besteht. 

Resümee:
Die Integration einer CRM-Software in die Vertriebsstrategie ist ein entscheidender Schritt zur besseren Nutzung wichtiger Kennzahlen. Durch die präzise Erfassung und Auswertung dieser Daten können Vertriebsleiter fundierte Entscheidungen treffen, die sowohl die Leistung ihrer Teams als auch die Zufriedenheit der Kunden steigern. 

5.    So implementieren Sie eine CRM-Software

Die Implementierung von CRM-Software kann herausfordernd sein – sie ist aber auch äußerst lohnend. Um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und die Software den gewünschten Nutzen bringt, sind einige grundlegende Schritte zu beachten.

5.1    Bedarf feststellen

Am Anfang steht eine gründliche Bedarfsanalyse. Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und welche Anforderungen Ihre CRM-Lösung erfüllen soll.

Involvieren Sie dabei alle relevanten Stakeholder, einschließlich der Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice. So gewährleisten Sie, dass die Lösung wirklich die Bedürfnisse aller Abteilungen abdeckt.

5.2.    Passende CRM-Software auswählen

Basierend auf der Bedarfsanalyse können Sie nun verschiedene CRM-Lösungen bewerten.
Berücksichtigen Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit, Integration mit bestehenden Systemen und Supportleistungen. Testen Sie die Software durch Demos oder kostenlose Testversionen, um ein Gefühl für die Benutzeroberfläche und die Funktionalitäten zu bekommen.

5.3    Implementierung planen

Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der die Schritte, den Zeitrahmen und die Verantwortlichkeiten festlegt.
Ein gut strukturierter Plan hilft dabei, die Einführung der Software effizient zu gestalten und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird.

5.4    User schulen

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von CRM-Projekten ist unzureichende Schulung.
Stellen Sie sicher, dass alle Ihre CRM-Benutzer umfassend geschult werden, um die Software effektiv nutzen zu können. Bieten Sie Schulungen in verschiedenen Formaten an, wie Workshops, Online-Kurse und Handbücher, um unterschiedlichen Lernstilen gerecht zu werden.

5.5    Daten migrieren

Die Übertragung bestehender Daten in das neue CRM-System ist ein kritischer Schritt.
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten genau und vollständig migriert werden. Nutzen Sie unbedingt die Gelegenheit, um Ihre Daten zu bereinigen und redundante oder fehlerhafte Informationen zu entfernen.

5.6    Feedback einholen und kontinuierlich besser werden

Nach der Einführung des neuen Systems ist es wichtig, dass Sie regelmäßig Feedback von den Benutzern einholen. Überwachen Sie, wie die Software genutzt wird und identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden können.

Eine kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der CRM-Prozesse stellt sicher, dass Ihr System langfristig optimal funktioniert.
Die Implementierung einer CRM-Lösung erfordert sorgfältige Planung und Engagement. Sie trägt aber auch entscheidend dazu bei, die Effizienz und Effektivität Ihres Vertriebs zu steigern.

6.    Ausblick auf die Zukunft des Vertriebs 

Die Digitalisierung des Vertriebs schreitet weiter rasant voran, und Unternehmen müssen sich ständig anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In den kommenden Jahren werden wir sicher einige bemerkenswerte Trends beobachten, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Vertriebsstrategien gestalten, weiter verändern werden.

6.1    Künstliche Intelligenz und Machine Learning

Die Integration von KI in CRM-Systeme wird zunehmend an Bedeutung gewinnen. KI kann Daten analysieren, Muster erkennen und Vorhersagen treffen, die auf historischen Verkaufsdaten basieren.

Dies ermöglicht Vertriebsleitern, fundierte Entscheidungen zu treffen und personalisierte Verkaufsstrategien zu entwickeln. Die Systeme lernen, welche Ansätze bei bestimmten Kundengruppen am effektivsten sind und was zu einer höheren Erfolgsquote bei der Lead-Generierung führt.

6.2    Omnichannel-Vertrieb

Kunden erwarten nahtlose Einkaufserlebnisse über verschiedene Kanäle hinweg. Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, über Social Media, Online-Shops, mobile Apps und stationäre Geschäfte hinweg zu kommunizieren.

Ein integriertes CRM-System ist dabei ein unverzichtbares Tool, um alle Kundeninteraktionen zu verfolgen. Es stellt sicher, dass Vertriebsmitarbeiter die Customer Journey nachvollziehen und die Kundenbedürfnisse optimal bedienen können.

6.3    Datenanalyse und -visualisierung

Die Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren und aussagekräftige Einblicke zu gewinnen, wird weiterhin an Bedeutung gewinnen.

Unternehmen, die effektive Datenvisualisierungstools in ihre CRM-Systeme integrieren, werden in der Lage sein, Trends und Muster schneller zu erkennen. Diese Informationen sind entscheidend für strategische Entscheidungen und helfen, die Vertriebsaktivitäten kontinuierlich zu optimieren.

6.4    Personalisierung und Kundenbindung

Die Erwartung der Kunden nach personalisierten Erlebnissen wird steigen. CRM-Software wird eine zentrale Rolle spielen, indem sie Unternehmen ermöglicht, detaillierte Profile ihrer Kunden zu erstellen und maßgeschneiderte Angebote zu entwickeln.
Durch gezielte Marketingstrategien und personalisierte Ansprache können Unternehmen die Kundenbindung stärken und langfristige Beziehungen aufbauen.

Die Zukunft des Vertriebs wird stark von technologischen Innovationen geprägt sein. Unternehmen, die diese Trends frühzeitig erkennen und in ihre Strategien integrieren, werden sich im Wettbewerb besser positionieren und die Chancen der Digitalisierung voll ausschöpfen können.

7.    Die Digitalisierung des Vertriebs ist mehr als ein Trend

Aus dem modernen Vertrieb ist Digitalisierung nicht mehr wegzudenken; sie ist schlicht zu einer Voraussetzung geworden.

CRM-Software spielt eine entscheidende Rolle dafür, wie effizient Kennzahlen erfasst und analysiert werden. Die Automatisierung von Prozessen, die Bereitstellung von Echtzeitdaten und die zentrale Speicherung von Informationen ermöglichen es Unternehmen, ihre Effizienz erheblich zu steigern.

Zahlen, die zählen

Wie Sie Ihre Vertriebsstrategie mithilfe Ihrer CRM-Lösung revolutionieren.

Mehr Vertriebserfolg mit KPI