Blogserie Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 3:
Eingangsrechnungen

In unserer Blogserie zeigen wir, wie Sie mit der CRM/XRM-Software CAS genesisWorld eine Deckungsbeitragsrechnung in Ihrem Unternehmen einführen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Eingangsrechnungen in einem modernen CRM-System abgelegt oder aus Drittsystemen (ERP, DMS) importiert werden können.

Wie werden Eingangsrechnungen erfasst?

Eingangsrechnungen werden zumindest im Buchhaltungssystem erfasst und auf die entsprechenden Konten verbucht. Zusätzlich werden die Belege oft gescannt (oder liegen schon als PDF vor) und im Filesystem oder im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Damit wir im CRM die Profitabilität eines Kunden bzw. eines Projekts feststellen können, benötigen wir die Informationen aus den Einkaufsbelegen. Die Dokumente selbst sind dann von Interesse, wenn man z. B. Freigabeworkflows realisieren möchte. Aber auch wenn Lieferantenbeziehungen im CRM-System verwaltet werden, sind die Belege von Interesse.

Die Informationen aus den Eingangsrechnungen können entweder händisch im CRM erfasst werden oder aus dem Buchhaltungssystem importiert werden.
Der Normalfall ist selbstverständlich die Übernahme aus der Buchhaltung.
Belege bzw. Belegpositionen können im Zuge des Imports dann mit unterschiedlichen CRM-Daten (Lieferanten, Kunden, Projekte, …) verknüpft werden.

Eingangsrechnungen im CRM verwalten

Für unser Beispiel arbeiten wir mit der CRM-Lösung CAS genesisWorld. Mit dem flexiblen Schnittstellenmodul ERP Connect können Eingangsbuchungen aus fast allen Buchhaltungssystemen automatisiert übernommen werden. Für den Datenaustausch stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: ODBC, XML, WebService, CSV.
Um die Buchungen korrekt zuzuordnen, müssen bei der Verbuchung alle Informationen für eine korrekte Zuordnung erfasst werden, z. B. Lieferantennummer, Projektnummer, Kundennummer, …

Nach Übernahme der Buchungen stehen im CRM dann umfangreiche Möglichkeiten für Auswertungen zur Verfügung. Die einzelnen Auswertungsmöglichkeiten behandeln wir in Kürze ausführlich in einem separaten Artikel unserer Blogserie.

Die gescannten oder elektronischen Belege können ebenfalls mit den relevanten Informationen verknüpft werden. Mit den integrierten Suchmöglichkeiten kann ein bestimmter Beleg so sehr einfach gefunden werden.

Auch Freigabeverfahren bzw. Zahlungsworkflows können einfach realisiert werden.

Zusammengefasst stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Themenbezogene Belegverwaltung (Projekt, Servicefall, Auftrag)
• Schnelle Suche nach Belegen
• Freigabeworkflows, Einhaltung der Zahlungskonditionen
• Einfache Beeinspruchung von Belegen.
• Übernahme von Belegbuchungen
  • Zuordnung zu Projekten, Aufträgen
  • Zuordnung zu Kunden und Lieferanten

• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten (Details in Kürze in Teil 5 unserer Blogserie), u. a.
  • Externe Kosten pro Projekt
  • Externe Kosten pro Kunden
  • Veränderung des Bestellvolumens bei Lieferanten

• Belegerfassung im Rahmen der Spesenverwaltung (Scan, Foto von z. B. Restaurantbelegen)
• Kennzahlen direkt im Kreditorensatz
  • Durchschnittliches Einkaufsvolumen
  • Bereits getätigte Einkäufe im aktuellen Jahr

Zwei Beispiele aus der Praxis:

• Auf einen Klick sehen, wie viel im aktuellen Jahr bei Lieferant X eingekauft worden ist und mit diesem Wissen besser gerüstet in Preisverhandlungen gehen.
• Deutliche Beschleunigung des Freigabeprozesses von Eingangsrechnungen und damit die Möglichkeit, Zahlungen innerhalb der Skontofristen zu leisten.

Bereits erschienene Beiträge zum Thema Deckungsbeitragsrechnung:

• Einleitung: Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software
• Teil 1: Kunden- und Projektverwaltung
• Teil 2: Ausgangsrechnungen 

In weiteren Beiträgen zum Thema Deckungsbeitragsrechnung werden wir in Kürze auch auf folgende Aspekte näher eingehen:

• Teil 4: Projektbezogene Zeiterfassung
• Teil 5: Ad-hoc-Reports und Berichtswesen

Nichts mehr verpassen? Abonnieren Sie unseren Newsletter!

Deckungsbeitragsrechnung mit CAS genesisWorld

Erstellen und Verwalten von Eingangsrechnungen als Basis für eine realistische Deckungsbeitragsrechnung.

DB-Rechnung mit CAS genesisWorld