Blogserie Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 4:
Projektbezogene Zeiterfassung

Mit unserer Blogserie zeigen wir, wie Sie mit der CRM/XRM-Software CAS genesisWorld eine Deckungsbeitragsrechnung in Ihrem Unternehmen einführen.

In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie Arbeitszeiten mithilfe eines modernen CRM-Systems in die Deckungsbeitragsrechnung einbezogen werden.

Warum werden die Arbeitszeiten in der DB-Rechnung benötigt?

In Dienstleistungsunternehmen ist der Personaleinsatz oft der größte Kostenfaktor, aber auch in anderen Branchen gibt es Projekte mit hohen Personalkosten.

• In der Projektplanung können wir damit bereits ermitteln, mit welchem finanziellen Erfolg zu rechnen ist.
• In der Projektsteuerung kann jederzeit überprüft werden, ob die Kosten im Rahmen liegen.
• In der Nachbetrachtung kann schließlich der Erfolg eine Projekte ausgewertet werden.
• Betrachten wir einen einzelnen Kunden, unterstützt uns die Projektzeiterfassung bei der ABC-Klassifizierung des Kunden. In der Vergangenheit hat man mangels anderer Kennzahlen oft nur den Umsatz für die Klassifizierung herangezogen. Wenn wir aber den Deckungsbeitrag kennen, den wir mit diesem Kunden erzielen, dann ist die ABC-Klassifizierung wesentlich aussagekräftiger.

Wie können Arbeitszeiten erfasst werden und welche Möglichkeiten der Zuordnung bestehen?

• Die Zeiterfassung erfolgt typischerweise projektbezogen. Ein Projekt ist einer bestimmten Firma zugeordnet. Das kann die eigene Firma, ein Kunde, ein Lieferant oder auch ein Partner sein. Projekte können zusätzlich in Vorgänge (Phasen) unterteilt werden. Im Servicebereich ist oft eine ticketbezogene Zeiterfassung üblich.
• Zeiten werden direkt aus dem jeweiligen Vorgang oder Tickt nach Abschluss der Tätigkeit erfasst. Das System erkennt das Ende der letzten Tätigkeit, schlägt automatisch schon die Beginnzeit vor und erwartet die Eingabe der Endzeit, des Tätigkeittyps und evtl. auch einer kurzen Beschreibung.
• Über den Typ (Beratung, Service, Vertrieb, …) kann gesteuert werden, ob es sich um eine verrechenbare oder interne Leistung handelt.
• Zeiten können aber auch komfortabel über einen Zeiterfassungskalender erfasst werden. In diesem Kalender werden bereits alle Termine dieser Woche eingeblendet. Termine zu denen bereits eine Zeiterfassung erfolgt ist, werden orange eingefärbt. Wird eine neue Zeiterfassung eingetragen, können in demselben Schritt auch eine Anfahrt/Rückfahrt und eine evtl. Pause erfasst werden. 

Wie werden die erfassten Arbeitszeiten in die DB-Rechnung einbezogen?

Pro Mitarbeiter und Typ werden sowohl externe Stundensätze als auch interne Kosten zentral erfasst. Nach Eingabe der internen Kosten können dann auch abweichende externe Stundensätze auf Kunden- oder Projektebene abweichend erfasst werden.
Sobald eine Tätigkeit durch den Projektverantwortlichen intern freigeben wird, werden die Kosten in dem Datensatz festgeschrieben. Eine externe Freigabe bewirkt dann, dass der Umsatz in dem Datensatz ebenfalls festgeschrieben wird.
Kosten und Umsatz der Zeiterfassungen stehen dann in Listen, Reports, Berichten und Kennzahlen zu Verfügung und können auch an Drittsysteme weitergegeben werden.

Auswertung – Ein Beispiel aus der Praxis

Wir planen beim Kunden Nomosys die ein Einführung eines neuen ERP-Systems.
Der Projektleiter erfasst das Projekt und erstellt die Planung. Mit seinen Planzahlen erstellt der Vertrieb ein Angebot bestehend aus Hardware, Software und Dienstleistung.
Schon vor Beauftragung fallen Personalaufwände (Projektplanung, Vertrieb) an, die alle dem Projekt zugordnet werden müssen.
Ist die Beauftragung erfolgt, werden die Umsätze und Kosten aus Hard- und Softwareverkauf dem Projekt zugeordnet (wir haben in dieser Blogserie bereits darüber berichtet). Zeiterfassungen werden jetzt ebenfalls zugordnet und vom Projektverantwortlichen nach Prüfung freigegeben. Dann sind auch die Personalkosten dem Projekt zugewiesen.
Damit der Projektleiter die Personalaufwände im Griff hat, steht ihm das Werkzeug Ressourcenplanung zur Verfügung. Damit kann er seinen Teammitgliedern für die einzelnen Phasen entsprechende Zeitressourcen zuweisen. Für eine Überschreitung der Ressourcen ist dann eine Freigabe durch den Projektleiter erforderlich.

Projektleitung, Controlling und Finanzverantwortliche können sich dann jederzeit ein Bild über den Projekterfolg machen. 

Wie dieses Bild genau aussieht, lesen Sie in unserem nächsten Beitrag der Serie, Teil 5: Ad-hoc-Reports und Berichtswesen

Bereits erschienene Beiträge zum Thema Deckungsbeitragsrechnung:

• Einleitung: Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software
• Teil 1: Kunden- und Projektverwaltung
• Teil 2: Ausgangsrechnungen
• Teil 3: Eingangsrechnungen

In weiteren Beiträgen zum Thema Deckungsbeitragsrechnung werden wir in Kürze auch auf folgende Aspekte näher eingehen:

• Teil 5: Ad-hoc-Reports und Berichtswesen

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Deckungsbeitragsrechnung mit CAS genesisWorld

Projektbezogene Zeiterfassung als Basis für eine realistische Deckungsbeitragsrechnung.

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