18. Oktober 2023
Digitale Prozesse für Partner und Kunden
Im geschäftlichen Alltag arbeiten wir alle mit einer ganzen Menge an Partnern zusammen. Einige dieser Partner benötigen Zugriff auf unsere internen Systeme und Daten, um effizient kooperieren zu können. Das funktioniert unterschiedlich gut, da oft Brüche in den jeweiligen digitalen Arbeitsabläufen entstehen. Ein häufiges Problem besteht darin, dass den externen Partnern die notwendigen Zugänge zu unseren Softwarelösungen fehlen.
Dieser Mangel an Zugriff kann unsere Geschäftsprozesse verlangsamen und ineffizient machen. Die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen uns und unseren Partnern sind entscheidend für den Erfolg unserer Zusammenarbeit. Ohne die Möglichkeit, nahtlos auf relevante Informationen und Tools zuzugreifen, entstehen Engpässe, Missverständnisse und zeitraubende manuelle Prozesse.
Die gute Nachricht: es geht auch anders.
Integrieren von externen Benutzern in CRM-Workflows
Um diesen Herausforderungen zu begegnen und die Zusammenarbeit mit Partnern zu optimieren, bieten wir mit der CRM-Lösung CAS genesisWorld verschiedene Möglichkeiten zur Integration externer Benutzer.
Je nach individuellen Anforderungen und der Art der Zusammenarbeit kommen unterschiedliche Ansätze zur Anwendung. Allen gemein ist, dass sie die nahtlose Einbindung externer Benutzer in Ihre Workflows gewährleisten.
Im Folgenden werden wir einige Integrationsoptionen im Detail erläutern.
Möglichkeiten der Integration
Vollwertige CRM-Lizenz
Der externe User bekommt die gleichen Funktionen zur Verfügung gestellt wie die internen Mitarbeiter. Über das Rechtesystem wird gesteuert was der externe User „darf“.
CRM-Viewer-Lizenz
Der externe Mitarbeiter kann alle für ihn relevanten Informationen einsehen. Daneben kann der User Adressen, Termine sowie Aufgaben bearbeiten und E-Mails archivieren. Insbesondere die Möglichkeit Aufgaben zu bearbeiten, ermöglicht eine sehr gute Workflow-Integration.
Time-Client-Lizenz
Ideal für externe Projektmitarbeiter. Der User erhält Übersicht über zugewiesene Projekttasks, er kann Zeiten einbuchen und Tasks abschließen.
CAS Helpdesk Online
Der User kann Supportfälle melden, deren Status mitverfolgen und hat Zugriff auf FAQ.
Digitale Formulare
Ob Formstack, Digit:Pro oder PowerApps: basierend auf PowerAutomate konfiguriert SOL4 eine Schnittstelle, um die benötigten Daten mit der Formular-Lösung abzugleichen.
Portal
Unabhängig davon, ob Sie ein Kunden- oder Lieferantenportal oder eine Partnerseite benötigen: mit dem CRM-Portal von SOL4 stellen wir Ihnen ein konfigurierbares Standardportal zur Verfügung und passe dieses auf Ihre individuellen Bedürfnisse an.
Beispiele für die Integration externer Partner
Telefonmarketingagentur
mit der Viewer-Lizenz
Über Listen oder Verteiler wird der Agentur eine Kontaktliste zur Verfügung gestellt oder die Agentur arbeitet mit eigenem Adressmaterial.
Die Agentur kann neue Kontakte anlegen oder bestehende aktualisieren.
Mit der Viewer Lizenz können zwar keine Kontaktberichte oder Verkaufschancen erfasst werden, es können aber Aufgaben für den Vertriebsinnendienst erstellt werden.
Projektpartner / externer Softwareentwickler
mit der Time-Client-Online-Lizenz
Der User kann auf Adressen zugreifen, seine Projekttasks (Vorgänge) einsehen und den Status pflegen. Über den Zeiterfassungskalender können Projektzeiten eingebucht werden. Auch Ressourcenpläne (Zeitbudgets) können dem User zugewiesen werden. Interne und externe Stundensätzen werden dem Projektpartner sowie auch einem internen Mitarbeiter zugewiesen.
Externer Buchhalter
Lizenz je nach Bedarf/Aufgabengebiet
- Buchhalter, die Belege und Exporte aus CAS genesisWorld für Ihre Systeme zur Verfügung gestellt bekommen, benötigen in der Regel nur eine reine Viewer-Lizenz für Recherchezwecke.
- Buchhalter, die auch für die Rechnungslegung bzw. das Mahnwesen verantwortlich sind, benötigen eine vollwertige Lizenz, d. h. eine Premium-Lizenz plus Easy Invoice oder eine Platinum-Lizenz.
Kunde, der einen Servicefall melden möchte
Über das in CAS genesisWorld Helpdesk integrierte Modul steht auch das Serviceportal Helpdesk Online zur Verfügung. Für Kundenzugänge fallen keine weiteren Lizenzkosten für CAS genesisWorld an.
Vertriebspartner, der eine gemeinsame Verkaufschance meldet und bearbeitet
Um Verkaufschancen in CAS genesisWorld zu bearbeiten, wird eine vollwertige Lizenz benötigt. Alternativ kann ein individuelles Partnerportal erstellt werden oder es werden digitale Formulare (z. B. Formstack) für die Erfassung genutzt.
Kunden, die ihre Dokumente, Bestellungen, Reklamationen einsehen wollen
mit dem SOL4-CRM-Portal
Das Portal ist über Webservices an Ihr CAS genesisWorld angebunden und liefert die für Ihren Kunden relevanten Informationen. Wir haben eine Vielzahl individueller Portale für unsere Kunden realisiert, mit ganz unterschiedlichen Anforderungen.
Fazit
Die erfolgreiche Integration externer Benutzer in CRM-Workflows stellt einen entscheidenden Schritt zur Effizienzsteigerung und Beschleunigung unserer Abläufe dar. Indem wir unseren Partnern die benötigten Zugriffe auf unsere Systeme und Daten ermöglichen, schaffen wir eine Grundlage für reibungslose Kooperationen.
Die vorgestellten Integrationsoptionen in CAS genesisWorld bieten passende Lösungen für vielfältige Anforderungen.
Die Implementierung dieser Integrationen eröffnet neue Möglichkeiten, um mit externen Partnern effektiver zusammenzuarbeiten, sowohl in Projekten als auch im täglichen Austausch von Informationen. Durch das gezielte Einbinden externer Partner in unsere digitalen Workflows können wir Zeit sparen, Prozesse beschleunigen und letztendlich eine höhere Effizienz in unseren geschäftlichen Abläufen erzielen.
Für echte Dream Teams
Holen Sie Ihre Partner an Bord:
Integrieren Sie externe User in Ihre CRM-Workflows. So beschleunigen Sie Ihre Abläufe und verbessern die Kommunikation und Effizienz!
