Die Planung und Auswahl von Softwarelösungen für Ihr Unternehmen funktioniert im Grunde ganz ähnlich wie ein Hausbau.
Wer könnte das besser wissen als unser Kunde GENBÖCK HAUS, der mit SOL4 seine CRM-Lösung so geplant hat, dass – wie in einer Wohnsiedlung – jede Abteilung ihr eigenes Haus bezogen hat, in dem jeder Mitarbeiter die passenden Räumlichkeiten und Einrichtungen vorfindet.
So, wie bei GENBÖCK Traumhäuser für Kunden geplant und gebaut werden, planen und bauen wir bei SOL4 mit unseren Kunden perfekt passende CRM-Lösungen.

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als eine große Familie vor, die gern und oft beisammen ist und gemeinsam viele Dinge unternimmt. Ihre Großfamilie möchte näher zusammenrücken, um enger und einfacher miteinander zu kommunizieren und um Aktivitäten besser gemeinsam planen und unternehmen zu können.

Idee und erste Überlegungen

Auf einem gemeinsamen, großen Grundstück (= eigener Server oder Cloud-Server) soll nun eine Siedlung entstehen, in der jede einzelne Kleinfamilie ein eigenes Haus (= Softwarelösung) bezieht. Häuser und Grund sollen gekauft oder gemietet werden.

Damit die Bedürfnisse und Ansprüche aller Bewohner (= User) erfüllt werden und zu einem späteren Zeitpunkt eventuell auch Erweiterungen oder Zubauten möglich sind, will der Siedlungsbau gut geplant sein.

Zunächst wird also überlegt, wie viele Häuser für die einzelnen Kleinfamilien benötigt werden und wie diese ausgestattet sein sollen.
Der Architekt (SOL4) legt dafür gemeinsam mit dem Bauherrn (= Ihr Projektleiter) die wichtigsten Kriterien fest:

Aus wie vielen Personen insgesamt besteht Ihre komplette Großfamilie (= Anzahl der Mitarbeiter/User)? Aus z. B. 25 Personen? -> Dann fassen wir eine mittelgroße Lösung (= Mittelstands-Software) ins Auge.

Und aus wie vielen Kleinfamilien (= Benutzergruppen/Abteilungen) setzt sich Ihre Großfamilie zusammen? Im Unternehmen sind das etwa Außendienst, Innendienst, Support, Controlling, Vertriebsleitung,… z. B.:

• 3 Personen in der Leitung
• 5 Personen im Außendienst
•  3 Personen im Innendienst
•  10 Personen im Service
•  2 Personen im Marketing

Anforderungen und Planung

Haben die einzelnen Kleinfamilien (=Abteilungen) unterschiedliche Anforderungen (welche?) an ihr jeweiliges Haus (CRM-Lösung) oder sollen alle die gleiche Ausstattung bekommen?
In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Anforderungen der einzelnen Gruppen ähnlich gelagert sind.Daher möchten wir allen Bewohnern (= Usern) denselben Haustyp (= CAS-Suite-Lizenzierung) und damit dieselbe Ausstattung (= Funktionen) zur Verfügung stellen. Die Kosten pro Benutzer sind damit klar definiert und die Administration der Lizenzen wird vereinfacht.

Welche Ausstattung soll das Haus (die Software) nun im Einzelnen aufweisen? Z. B.:

• Adressen- und Kontaktverwaltung
• Verkaufschancenverwaltung mit Forecast und berechneter Wahrscheinlichkeit
• Besuchsberichte
• Abbildung von Servicefällen
• Projektmanagement für interne Projekte
• Analysen und Berichte
• Cockpits
• Mobiler Zugriff

Gibt es schon ein Grundstück (= Serverraum, Rechenzentrum)? Und ist das eventuell vorhandene Grundstück ausreichend dimensioniert?
Ja, man hat bereits ein Grundstück mit anderen Häusern (ERP, Mailserver, …) und auch ausreichend Platz für weitere Häuser.

Sollen weitere Häuser (= andere Software) angebunden werden (Schnittstellen), z.B.

• ERP (Adressen und Rechnungen)
• Newsletter-Software

In welcher Ausbaustufe werden die Häuser (die CRM-Software) geliefert?

Ausbauhaus

Wir erstellen einen Rohbau (= Standardinstallation) auf Ihrem vorhandenen Grundstück (= Server, Rechenzentrum).  SOL4 macht eine Übergabe und eine Kurzschulung. Der Bauherr (= Ihr Projektleiter) kümmert sich um Konfiguration, Prozessdefinitionen, Workflows, Schnittstellen und Anpassungen.

Für wen: Projektleiter mit Erfahrungen in ähnlichen Projekten und entsprechenden freien Ressourcen.
Pro: Gut für kleine Budgets, Learning by doing
Contra: Projektleiter benötigt entsprechende Erfahrung, bindet viele interne Ressourcen, längere Bauzeit, nur bedingte Gewährleistung.

Belagsfertiges Haus

Der Kompromiss zwischen schlüsselfertigem Haus und Ausbauhaus. Zusätzlich zum Ausbauhaus werden hier typische Einbauten vorgenommen (z. B. Konfigurationen wie Rechtevergabe), Schnittstellen konfiguriert, Berichte erstellt oder auch Zusatzprogrammierungen erledigt.

Für wen: Projektleiter mit entsprechenden Ressourcen, die sich eingehend mit dem System beschäftigen möchten, um auch im laufenden Betrieb Anpassungen durchführen zu können
Pro: günstiger als schlüsselfertig, Sicherheit vom Profi bei komplexeren Themen wie Schnittstellen und Programmierungen
Contra: Projektleiter benötigt entsprechende Erfahrung und fortgeschrittene IT-Kenntnisse, längere Bauzeit als schlüsselfertig.

Schlüsselfertiges Haus

Das Haus (= die Software) wird schlüsselfertig (= betriebsbereit) übergeben. Auf Basis eines individuell erarbeiten Bauplans (= Pflichtenheft) implementieren wir Ihr CRM-System, nehmen alle gewünschten Anpassungen vor, konfigurieren Schnittstellen und schulen Ihre Mitarbeiter auf das System ein.

Für wen: Kunden die nur begrenzte Ressourcen für die Einführung einer Softwarelösung haben
Pro: schnelle Durchlaufzeit, Sicherheit vom Profi, Entlastung der internen Ressourcen
Contra: höhere externe Kosten, kein Aufbau von tiefergehendem Wissen im Unternehmen.

Fazit:

Ebenso wie bei den Traumhäusern von GENBÖCK HAUS sind die Gestaltungsmöglichkeiten für Ihre passgenaue CRM-Lösung vielfältig und können ganz auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Wünsche ausgerichtet werden. 

 Fotos in diesem Beitrag mit freundlicher Genehmigung von GENBÖCK HAUS

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