Ein CRM-System liefert wertvolle Daten – doch nutzbar werden diese Daten erst, wenn Sie sie sinnvoll visualisieren.

Mit gut gestalteten CRM-Dashboards (Cockpits) haben Mitarbeiter und Führungskräfte den schnellen Überblick. Aber welche Metriken sind für Vertrieb, Service, Verwaltung oder Leitung wirklich relevant?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Dashboards es gibt, wie Sie diese effizient nutzen und den maximalen Nutzen herausholen.

Wir unterscheiden:

• Rollenspezifische Dashboards (am Beispiel Verkäufer)
• Benutzerspezifische Dashboards
• Leitungsspezifische Dashboards (am Beispiel Vertriebsleiter)
• Projektspezifische Dashboards
• Kundenspezifische Dashboards 

1. Rollenspezifische Dashboards: Daten für den Vertrieb

Ein gutes CRM-Dashboard für Verkäufer sollte vor allem eines leisten: es muss auf den Punkt kommen.

Außendienstler sind viel unterwegs, ihre Zeit ist knapp, und sie benötigen in jeder Situation schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Ein gut durchdachtes Dashboard kann ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern – vorausgesetzt, es zeigt genau die Daten, die sie wirklich brauchen.

Ziel: Schneller Zugriff auf praktische Informationen

Der Vertriebsmitarbeiter ist der direkte Draht zum Kunden. Ziel ist es, Termine effizient zu planen, Kundentermine optimal vorzubereiten und Verkaufsabschlüsse voranzutreiben.
Hierbei spielt das CRM eine entscheidende Rolle, denn es bündelt alle wichtigen Informationen und hält sie jederzeit griffbereit.  

Beispiele für Cockpitbausteine: 

• Tages- und Wochenplanung

• • Übersicht über anstehende Kundentermine und -telefonate
    • Direkte Verknüpfung zu den Kontaktpersonen und zu den entsprechenden Dokumenten für die diese Termine 

• • Erinnerungen an Follow-ups und wichtige Aufgaben.

• Opportunity-Status

• • Neue/unbearbeitete Leads
  • Überblick Vertriebstrichter
  • Offene / fällige Verkaufschancen
•  
• Umsatzziele und Verkaufsfortschritte
  • Aktueller Status im Vergleich zum persönlichen Ziel.  
  • Erfolgreich abgeschlossene Deals pro Woche / pro Monat 
  • Durchschnittliche Verkaufswerte und Abschlussraten.  

Ein maßgeschneidertes Dashboard ermöglicht Außendienstmitarbeitern, ihre Zeit effizienter zu nutzen und Kunden besser zu betreuen. Weniger Zeit für die Suche nach Daten bedeutet mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt – und das steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch den Umsatz.

2. Benutzerspezifische Cockpits

Grundsätzlich kann jeder Nutzer auf Basis einer allgemeinen Vorlage sein Dashboard selbst gestalten. Hier ist zu überlegen, ob dies für den einzelnen Mitarbeiter tatsächlich einen Vorteil bringt.

Im rollenspezifischen Cockpit sollten alle für die Rolle relevanten Punkte berücksichtigt werden. User, die mehrere Rollen innehaben, haben auch Zugriff auf mehrere Cockpits.

Mehrere rollenbasierte Cockpits in ein userspezifisches Dashboard zu quetschen, ist zwar möglich, wir raten aber aufgrund der Unübersichtlichkeit davon ab.
Gegebenenfalls benötigen Sie auch zusätzlichen IT-Support für User, die nicht so IT-affin sind.

3. Leistungsspezifische Dashboards: Übersicht für Vertriebsleiter

Der Vertriebsleiter ist das Bindeglied zwischen den operativen Teams und der Geschäftsführung. Seine Aufgabe: Das Team steuern, die Zielerreichung sicherstellen und gleichzeitig strategische Entscheidungen vorbereiten.

Ein CRM-Dashboard für Vertriebsleiter muss deshalb sowohl die operative Performance des Teams als auch langfristige Trends aufzeigen. Es soll ein Werkzeug sein, das Transparenz schafft und schnell auf Probleme hinweist, damit rechtzeitig gegengesteuert werden kann.

Ziel: Transparenz und Entscheidungsgrundlagen schaffen

Vertriebsleiter stehen vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen einerseits die Aktivitäten und Ergebnisse ihres Teams im Blick behalten und andererseits Berichte für die Geschäftsleitung erstellen. Ein gutes Dashboard bietet daher:  

• Einen Gesamtüberblick über die Vertriebsleistung
• Erkenntnisse über die Zielerreichung auf Team- und Mitarbeiterebene
• Frühwarnsysteme für potenzielle Engpässe oder Abweichungen von den Zielen

Das Ziel: Klarheit darüber, was gut läuft, wo es Probleme gibt und welche Maßnahmen sinnvoll sind, um den Erfolg zu sichern.

Wichtige Kennzahlen für Vertriebsleiter

Ein Dashboard für Vertriebsleiter sollte strategische und operative KPIs kombinieren, um eine umfassende Übersicht zu gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen:  

• Pipeline-Performance

• • Gesamtwert der Sales Pipeline: Wie viele potenzielle Deals befinden sich in der Pipeline?  
  • Verteilungsanalyse: In welchen Phasen (z. B. Lead, Angebot, Abschluss) stecken die meisten Deals?  
  • Conversion-Rate: Wie viele Leads werden erfolgreich zu Abschlüssen?  

• Team-Performance

• • Umsatzziele pro Mitarbeiter: Wer liegt über oder unter Plan?  
  • Aktivitäten-Tracking: Anzahl der Anrufe, Meetings und Angebote pro Teammitglied.  
  • Vergleich: Durchschnittliche Abschlussraten im Team.  

• Forecast und Zielerreichung

• • Prognose des Monats- oder Quartalsergebnisses basierend auf aktuellen Daten.  
  • Abweichungsanalysen: Wie weit ist das Team von den gesetzten Zielen entfernt?  
  • Gründe für Abweichungen: Identifikation von Engpässen (z. B. wenige Leads, hohe Absprungraten).  

• Kundenwert und Cross-Selling-Potenziale

• • Übersicht der wichtigsten Kunden nach Umsatz.  
  • Potenzial für Zusatzverkäufe bei bestehenden Kunden.  
  • Identifikation von inaktiven oder abwanderungsgefährdeten Kunden.  

Best Practices für Dashboards im Vertrieb

Ein effektives Vertriebs-Dashboard für Führungskräfte muss intuitiv und strategisch ausgerichtet sein. Unsere Empfehlungen:  

• Fokus auf KPIs mit Handlungsspielraum: Zeigen Sie Kennzahlen an, die direkt beeinflusst werden können, z. B. Abschlussquoten oder Pipeline-Engpässe.  
• Drill-Down-Funktion: Das Dashboard sollte es ermöglichen, von der Gesamtübersicht auf detaillierte Mitarbeiter- oder Deal-Daten zu zoomen.  

Warum ein gutes Dashboard unverzichtbar ist

Für Vertriebsleiter ist ein passendes CRM-Dashboard mehr als nur ein Statistik-Tool. Es ist die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen, die den Erfolg des gesamten Teams beeinflussen.

Mit einem gut durchdachten Dashboard lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, Chancen nutzen und die Motivation des Teams steigern – ein klarer Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen.

4. Übersicht über laufende Projekte oder Details zu einem ausgewählten Projekt

Professionelle CRM-Systeme wie CAS genesisWorld bieten ein integriertes Projektmanagement an.

Egal ob interne Projekte in z.B. Vertrieb oder Marketing oder Kundenprojekte – das CRM unterstützt bei Projektabwicklung und -monitoring.
Ein Projekt-Dashboard bietet dabei eine schnelle Übersicht.

Wie auch bei allen anderen Dashboards sollte es eine Drilldown Funktion geben, über die Sie zu den dahinterliegenden Datensätzen gelangen. So können Sie gleich eine Aktion (z.B. Aufgabe, Termine) auszulösen oder Detailinformationen einsehen.

Projektdashboards können eine Übersicht über alle aktiven Projekte geben oder auch nur Informationen zu einem einzelnen Projekt liefern.

5. Dashboards für besseres Teamwork

CRM-Dashboards verbessern die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Sie schaffen Transparenz, klären Verantwortlichkeiten und halten alle Beteiligten auf demselben Kenntnisstand.
Besonders in Vertriebs- oder Marketingteams, in denen alle an einem gemeinsamen Ziel arbeiten, optimiert ein Dashboard den Informationsfluss und stärkt die Teamdynamik.

Ziel der Zusammenarbeit: Gemeinsame Ziele und effiziente Kommunikation

Ein Dashboard fördert die Zusammenarbeit, indem es sicherstellt, dass alle Teammitglieder über dieselben Daten und Informationen verfügen. Dadurch entsteht:  

• Klarheit über gemeinsame Ziele: Jeder weiß, worauf es ankommt und wie der eigene Beitrag zum Gesamterfolg aussieht.  
• Effizienter Informationsaustausch: Daten sind zentralisiert und jederzeit abrufbar, sodass keine Informationen verloren gehen oder missverstanden werden.  
• Förderung von Teamarbeit: Indem man den Erfolg einzelner Mitarbeiter und des gesamten Teams sichtbar macht, steigen die Motivation und das Engagement.

Wie Dashboards die Zusammenarbeit unterstützen

• Echtzeit-Transparenz für alle

• • Mit einem CRM-Dashboard sind die neuesten Verkaufszahlen, Lead-Daten und Kundeninformationen für jedes Teammitglied zugänglich.  
  • Teams erkennen den aktuellen Stand der Vertriebsaktivitäten auf einen Blick.
  • Das reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass jeder auf derselben Informationsbasis arbeitet.

• Klare Verantwortlichkeiten und Fortschrittsverfolgung

• • Durch die Visualisierung von KPIs und Aufgaben kann jeder Mitarbeiter den Fortschritt des anderen leicht nachvollziehen.  
  • Aufgaben und Ziele werden transparent zugeordnet, was das Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Teams stärkt.  
  • Wenn ein Teammitglied Probleme hat oder nicht im Zeitplan liegt, kann der Teamleiter sofort eingreifen und Unterstützung anbieten.

• Förderung der Kommunikation zwischen Abteilungen

• • Ein CRM-Dashboard bietet eine zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation zwischen den Abteilungen.  
  • Beispielsweise kann das Vertriebsteam die Marketingabteilung über die Anzahl qualifizierter Leads informieren, die dann bearbeitet werden müssen.
  • Dies verbessert den Informationsfluss zwischen den Teams und vermeidet Verzögerungen.

• Frühwarnsysteme für Teammitglieder

• • Dashboards ermöglichen es, frühzeitig Engpässe oder Probleme zu identifizieren.  
  • Wenn beispielsweise die Conversion-Raten sinken oder bestimmte Deals stagnieren, können betroffene Mitarbeiter und Führungskräfte sofort reagieren.  
  • Dies fördert eine proaktive Arbeitsweise und hilft, Probleme zu lösen, bevor sie größere Auswirkungen haben.

Best Practices für die Nutzung von Dashboards zur Teamzusammenarbeit

• Integration von Team-Features: Ein Dashboard sollte Funktionen enthalten, die speziell auf Teamarbeit ausgerichtet sind – etwa die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren oder Fortschritte in Echtzeit zu kommentieren.  
• Kollaborative Ziele: Legen Sie gemeinsam Ziele fest, die im Dashboard sichtbar sind. So erkennt jedes Teammitglied, wie der eigene Beitrag zum Gesamterfolg beisteuert.
• Regelmäßige Team-Updates: Dashboards sollten regelmäßig aktualisiert werden, um den neuesten Stand der Aktivitäten und KPIs widerzuspiegeln. Eine wöchentliche Besprechung, bei der das Dashboard als Grundlage genutzt wird, ist oft sehr hilfreich.  
• Visuelle Tools: Nutzen Sie farbliche Markierungen oder Diagramme, um Fortschritte und Erfolge sichtbar zu machen. Eine schnell erfassbare und verständliche Datendarstellung steigert die Motivation und fördert eine positive Arbeitsatmosphäre.

Warum Dashboards die Zusammenarbeit verbessern

Ein gut durchdachtes CRM-Dashboard kann als echtes Bindeglied innerhalb eines Teams fungieren. Es sorgt nicht nur für Transparenz und die klare Zuweisung von Aufgaben, sondern verbessert auch die Kommunikation und das gemeinsame Verständnis für die Unternehmensziele.

Wenn jeder im Team über dieselben Informationen verfügt, können Entscheidungen schneller getroffen werden und Konflikte oder Missverständnisse kommen gar nicht erst auf. So wird das CRM-Dashboard zu einem unverzichtbaren Tool, das die Teamarbeit stärkt und den Vertriebserfolg steigert.

6. Tipps für erfolgreiche CRM-Dashboards

Die Einführung von CRM-Dashboards ist ein strategischer Schritt, der technische, aber auch organisatorische Herausforderungen mit sich bringt. Ein gut implementiertes Dashboard kann die Effizienz und Transparenz in der Vertriebssteuerung massiv erhöhen – WENN die Einführung sorgfältig geplant wird.

Praxisnahe Tipps, mit denen Sie CRM-Dashboards erfolgreich implementieren und optimal nutzen:

1. Klare Ziele definieren: Was wollen Sie erreichen?

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich klare Ziele setzen. Was möchten Sie mit den Dashboards erreichen? Sollen sie die Vertriebsleistung verbessern, den Überblick über Kundenbeziehungen erleichtern oder die Performance Ihrer Marketingkampagnen überwachen? Die Ziele sollen messbar und an die Unternehmensstrategie angepasst sein. Fragen Sie sich:  

• Welche KPIs sind für uns am wichtigsten?  
• Wer sind die Hauptnutzer des Dashboards und welche Informationen benötigen sie?  
• Was sind die langfristigen Ziele für die Nutzung der Dashboards (z. B. Umsatzsteigerung, bessere Ressourcennutzung)?  

Ein klar definierter Fokus stellt sicher, dass das Dashboard von Anfang an einen Mehrwert bietet.

2. Die richtigen KPIs auswählen

Nicht alle Daten sind gleich wichtig. Wählen Sie exakt nur die KPIs aus, die für die jeweilige Rolle im Unternehmen entscheidend sind. Jeder Nutzer hat unterschiedliche Anforderungen an ein Dashboard. Achten Sie darauf, dass Sie:  

• die relevanten Kennzahlen klar definieren und priorisieren.
• unnötige Informationen weglassen, um das Dashboard übersichtlich zu halten.
• die Daten automatisch aktualisieren, damit die Informationen immer aktuell sind.  

Eine zu breite Datenauswahl kann das Dashboard überladen und die Benutzer verwirren. Wenn Sie jedoch präzise KPIs wählen, bietet ein Dashboard eine klare Orientierung.
Empfehlenswert sind 6 bis maximal 10 Bausteine pro Dashboard.

3. Benutzerfreundlichkeit sicherstellen

Ein Dashboard muss intuitiv und einfach zu bedienen sein, damit es von allen Mitarbeitern effizient genutzt wird – auch von denen, die keine Technik-Nerds sind. Wichtige Punkte dabei sind:

• Ein einfaches, klares Design: Vermeiden Sie komplexe und schwer verständliche Darstellungen. Weniger ist mehr.  
• Visuelle Hilfsmittel wie Diagramme, Grafiken und Farben: Eine reine Zahlendarstellung ist unübersichtlich und ermüdend. Grafische Darstellungen wie Balken- oder Liniendiagramme lassen Trends und Entwicklungen auf einen Blick erkennen.  
• Interaktive Elemente: Ermöglichen Sie es Ihren Nutzern, in Daten hineinzuzoomen (Drilldown) oder Filter anzuwenden, um spezifische Details anzuzeigen.  

Unsere Erfahrung zeigt: Wenn das Dashboard leicht zugänglich und verständlich ist, wird es von den Nutzern gerne angenommen und verwendet.

4. Schulung und Onboarding der Mitarbeiter

Die Einführung eines neuen Tools wie CRM-Dashboards erfordert eine fundierte Schulung der Mitarbeiter. Nur wenn die Nutzer verstehen, wie sie ihre Dashboards effektiv einsetzen können, wird der gewünschte Erfolg eintreten. Tipps für ein erfolgreiches Onboarding:  

• Schulung vor der Implementierung: Führen Sie Schulungen durch, bevor das Dashboard live geht, damit alle Mitarbeiter mit den Funktionen vertraut sind.  
• Praxisnahe Anwendungsbeispiele: Zeigen Sie den Nutzern anhand von realen Beispielen, wie sie das Dashboard für ihre spezifischen Aufgaben nutzen können.  
• Regelmäßige Updates und Feedbackrunden: Nach der Einführung sollten regelmäßige Feedbackrunden und gegebenenfalls Nachschulungen stattfinden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das Dashboard optimal nutzen können.

5. Kontinuierliche Optimierung und Anpassung

Ein CRM-Dashboard ist kein statisches Werkzeug, sondern es sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden. Dies ist besonders wichtig, wenn sich Unternehmensziele ändern oder neue Features hinzukommen. Schauen Sie sich regelmäßig an:  

• Verändern sich die KPIs? Wurden neue Ziele gesetzt, die eine Anpassung der Dashboards erfordern?  
• Gibt es Feedback von den Nutzern? Erfragen Sie regelmäßig, ob die Nutzer mit den Dashboards zufrieden sind oder Verbesserungsvorschläge haben.  
• Passen die Dashboards zur aktuellen Unternehmenskultur? Auch die Bedürfnisse von Führungskräften und Mitarbeitern können sich weiterentwickeln.

Indem Sie regelmäßig Feedback einholen und Anpassungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass das Dashboard immer den größtmöglichen Nutzen bietet.

Fazit

Die Einführung von CRM-Dashboards erfordert sorgfältige Planung, Schulung und kontinuierliche Anpassung. Mit den oben genannten Tipps stellen Sie sicher, dass Ihr Dashboard nicht nur „irgendein weiteres Tool“ im Unternehmen wird, sondern eine wertvolle Ressource für datengestützte Entscheidungen darstellt, die die Performance des gesamten Unternehmens steigern.

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Implementieren Sie Ihr eigenes, auf Ihre Rolle zugeschnittenes CRM-Dashboard und treffen Sie datengestützte Entscheidungen, die Ihr Team voranbringen.

Ja, ich möchte ein maßgeschneidertes Dashboard