Insbesondere für Dienstleister sowie für kleine und mittlere Unternehmen kann es sinnvoll sein, Ausgangsrechnungen direkt aus der CRM-Lösung heraus zu erstellen.
Die Vorteile gegenüber anderen Werkzeugen stellen wir Ihnen hier vor.

Die sprichwörtliche eierlegende Woll-Milch-Sau hätten wir alle gern. In Bezug auf Business-Anwendungen würde das bedeuten, dass möglichst alle Prozesse mit einer Anwendung abgebildet werden können: von Marketing über Vertrieb und Service bis zur Buchhaltung. Vor diesem Hintergrund schauen wir uns an, inwieweit eine CRM-Lösung für das Erstellen von Ausgangsrechnungen geeignet ist.

Für welche Unternehmen eignet sich die Rechnungslegung im CRM?

Treffen die folgenden Kriterien auf Ihr Unternehmen zu?

• Sie sind Dienstleister und/oder ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen.
• Sie unterhalten kein Lager, benötigen also keine Lagerverwaltungssoftware.
• Ihre Preisgestaltung ist nicht hochkomplex, Ihre Produktpreise sind eindeutig.
• Ihre Produkte und Leistungen bestehen nicht aus vielen Einzelteilen, die separat verwaltet, ausgewertet und abgerechnet werden.
• Sie schreiben zwischen 500 und 50.000 Rechnungen pro Jahr

Alles mit „Ja“ beantwortet? Dann ist Ihr Unternehmen geradezu prädestiniert für eine Abrechnung mit der CRM-Lösung.

Wie erstellen Sie heute Ihre Ausgangsrechnungen?

Nutzen Sie ein spezielles Tool, vielleicht sogar eine ERP-Lösung? Oder arbeiten Sie mit manuell gepflegten Excel-Listen und Word-Dokumenten?

In Bezug auf die Rechnungslegung betrachten wir die im DACH-Raum führende CRM-Lösung für den Mittelstand, CAS genesisWorld. Das zentrale Modul für die Abrechnung ist CAS EasyInvoice. Alle CAS Editionen können um das Modul Easy Invoice erweitert werden. Kunden die die CAS genesisWorld Platinum Suite nutzen, haben das Modul schon inkludiert.

Was kann mit CAS Easy Invoice abgerechnet werden?

• Einzelrechnung: Ihr Kunde bestellt auf Basis eines Angebots. Sie erstellen mit CAS EasyInvoice auf Basis einer Verkaufschance oder eines Angebots eine Rechnung.

• Wiederkehrende Services wie Wartungsverträge, Abonnements oder Mitgliedschaften: Sie verwalten in CAS genesisWorld die Abrechnungsperiode, Start- und ggf. Endzeitpunkt.

• • Abrechnung auf Knopfdruck: Das System zeigt Ihnen an, welche wiederkehrenden Services zur Abrechnung anstehen. Die Rechnungen selbst erzeugen Sie dann für alle ausgewählten Verträge auf Knopfdruck.
  • Automatische Abrechnung: Mit der Erweiterung von SOL4 kann EasyInvoice die periodischen Rechnungen vollautomatisch am Beginn jeder Abrechnungsperiode erzeugen.

• Arbeitszeiterfassung und Spesen:

• • Auftragsbezogene Arbeitszeiterfassung: Je Auftrag / Servicefall erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im CRM-System. Im CRM-System verwalten Sie Stundensätze je Tätigkeitsart und/oder je Mitarbeiter. Am Ende einer Abrechnungsperiode fassen Sie alle Zeiterfassungen per Knopfdruck zu einer Rechnungsposition zusammen. Auf Wunsch können Sie die einzelnen Zeiterfassungen als Beilage zur Rechnung anfügen.
  • Sämtliche Spesen, die an Ihre Kunden weiterverrechnet werden, können Sie zusammen mit den Zeiterfassungen ebenfalls zur Abrechnung freigeben.
  • Projektbezogene Abrechnung: In CAS genesisWorld unterteilen Sie Projekte in Projektphasen. Ihre Mitarbeiter können Arbeitszeiten auf diese Phasen buchen. Nach Abschluss einer Phase können Sie die gebuchten Zeiten über eine Sammelposition abrechnen. 
  • Eventteilnahmen: Kostenpflichtige Events können Sie ebenfalls mit CAS EasyInvoice abrechnen.

• Weiterverrechnung von Fremdleistungen

Alle Ausgangsrechnungen werden als PDF mit dem jeweiligen Kunden und Rechnungsempfänger verknüpft.

Somit ist das PDF-Dokument in der digitalen Akte des Kunden abgelegt.
Die Umsätze können direkt über Reports und Cockpits ausgewertet werden.

Die PDF-Rechnungen können automatisch per E-Mail versendet oder ausgedruckt werden.

Sämtliche Rechnungen inklusive Positionen können als manueller CSV-Download oder mittels Schnittstelle an die Buchhaltungsabteilung (intern oder extern) übermittelt werden.

Verwaltung offener Posten

Obliegt das Mahnwesen nicht der Buchhaltungsabteilung, kann die Verwaltung von Zahlungen ebenfalls in der CRM-Lösung erfolgen. Zahlungen können den Belegen manuell zugeordnet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Kontoauszüge im CAMT053 Format zu importieren.

Grenzen einer im CRM integrierten Rechnungslegung

Eine Abrechnung in der CRM-Lösung hat auf jeden Fall Grenzen. Die wichtigsten Einschränkungen im Vergleich zu ERP-Systemen sind aus unserer Sicht:

• Begrenzte finanzielle Funktionen:
  Im Vergleich zu einem spezialisierten ERP-System bieten CRM-Systeme in der Regel weniger umfangreiche finanzielle Funktionen. Ein ERP-System ist darauf ausgerichtet, alle finanziellen Aspekte eines Unternehmens zu verwalten, einschließlich Buchhaltung, Bestandsführung und Finanzberichterstattung. CRM-Systeme sind in erster Linie auf die Kundenbeziehungspflege ausgerichtet und bieten daher oft nicht alle erforderlichen Funktionen für die Finanzabteilung.
• Komplexität bei umfangreichen Geschäftsprozessen:
  Wenn ein Dienstleister komplexe Geschäftsprozesse hat, die über die Kundenbeziehung hinausgehen (z. B. Preisfindungssysteme), kann ein CRM-System möglicherweise nicht alle Anforderungen erfüllen. Ein ERP-System bietet in der Regel eine breitere Palette von Funktionen und kann besser auf die spezifischen Anforderungen eines Dienstleisters zugeschnitten werden.

Die Vorteile einer im CRM integrierten Rechnungslegung

• ERP-System oft zu mächtig

• •     Die meisten ERP-Systeme sind für kleine und mittlere Unternehmen schlicht zu groß und damit zu komplex und aufwändig.

• Einfache Datenintegration

• • CRM-Systeme sind in der Regel so konzipiert, dass sie nahtlos mit anderen Systemen wie Buchhaltungssoftware oder Zahlungsplattformen integriert werden können. Das ermöglicht einen effizienten Datenaustausch und eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, was Zeit spart und Fehler reduziert.

• Keine Schnittstellen

• • Alle Daten und Dokumente sind direkt im System verfügbar
  • Der Vertrieb ist für den Zugriff auf Kennzahlen oder Belege nicht von der Leistung einer Schnittstelle abhängig. Im CRM sind alle Rechnungsinformationen enthalten

• Eine Anwendung

• • Die Implementierung und Wartung für eine weitere Software entfällt
  • Geringer Schulungsaufwand der User und Administratoren
  • Geringe Lizenzkosten und Einführungskosten

• Kundenspezifische Rechnungen

• • CRM-Systeme ermöglichen die Erstellung von individuellen Rechnungen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Kunden zugeschnitten sind. Dies kann die Transparenz verbessern und zu einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen.

In weiteren Blogartikeln werden wir Ihnen Lösungen zur Rechnungserstellung unserer Kunden vorstellen. Schauen Sie wieder rein!

Rechnungen direkt im CRM erstellen

Der kürzeste Weg vom Auftrag zur Rechnung ist der innerhalb Ihrer CRM-Lösung.

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