Die Verträge, die Sie und wir mit unseren Kunden schließen, umfassen nicht selten regelmäßig wiederkehrende Services. Die korrekte und übersichtliche Verwaltung dieser Services im eigenen IT-System kann bisweilen eine ziemliche Herausforderung darstellen.
Noch schwieriger: die aus den Services resultierenden Einzel-Aufgaben werden sogar fast immer manuell erstellt und dem entsprechenden Bearbeiter im Unternehmen zugewiesen. Dabei geht es um Aufgaben wie zum Beispiel:

• Die jährliche Wartung der Maschine von Firma Müller steht an.
• Ein Serverupdate muss eingespielt werden.
• Mit Bankkundin Frau Berger ist das halbjährliche Beratungsmeeting zu vereinbaren.

Das manuelle Erfassen einzelner Termine und Servicetickets 

• kostet viel Zeit, denn
  • die zugrunde liegende Vereinbarung muss regelmäßig überprüft werden
  • für die manuelle Erstellung der Aufgaben sind Zuständigkeiten zu hinterfragen, die Aufgabenbeschreibung herauszusuchen, Termine zu vereinbaren, Zeitbudgets zu definieren, usw.,
• birgt ein hohes Fehlerpotenzial und 
• es besteht das Risiko, das einzelne Aufgaben ganz vergessen werden.

Das Hauptproblem sind sicher vergessene Aufgaben. Ihr Kunde zahlt für die vertraglich vereinbarten Services und darf demnach eine ordnungsgemäße Ausführung der Serviceleistung erwarten. Die Folgen vergessener Leistungen für Sie als Lieferant und/oder Dienstleister reichen von 

• einem Reputationsschaden für das eigene Unternehmen über
• die Rückforderung bereits bezahlter Servicegebühren bis hin zu 
• Schadenersatz, sollte das fehlende Service einen Folgefehler oder Ausfall nach sich ziehen.

SOL4-Prozessvorlagen für die einfache Verwaltung periodischer Services

Eine komfortable Lösung für diese Herausforderungen sind SOL4-Prozessvorlagen für CAS genesisWorld.
Mit speziellen Vorlagen für zu erledigende Aufgaben und Vorgänge können Sie die oben genannten Fehlerquellen minimieren bzw. ganz ausschließen.
Für Ihre wiederkehrenden Aufgaben aus vertraglich vereinbarten Services erfassen Sie Vorlagen, die zum eingestellten Zeitpunkt einen definierten Prozess in Gang setzen.

Automatische Erstellung von Tickets oder Aufgaben

In der Prozessvorlage werden folgende Kriterien geprüft bzw. definiert:

• Prüfen auf aktiven Vertrag: der Prozess soll nur dann in Gang gesetzt werden, wenn ein aktiver Vertrag zugrunde liegt.
• Setzen des Status für die neue Aufgabe (z. B. „Neu“)
• Festlegen des Intervalls für die Aufgabe in Wochen oder Monaten
• Einstellen der Dauer für die neue Aufgabe in Tagen
• Eintragen des Datums für die Erzeugung des (ersten) Prozesses – weitere Prozesse werden abhängig vom Intervall erzeugt.

Vorlage für die Erstellung von Tickets / Terminanfragen

Damit ein korrektes Ticket für den zuständigen Mitarbeiter erzeugt werden kann, muss die Prozessvorlage folgende Informationen enthalten:

• Kunde und Melder
• Produkteinsatz
• Team und Mitarbeiter
• Kategorisierung
• Zeitbudgets
• Art der Tätigkeit (Beratung, Service, Support, Vertrieb, Training, Schulung, …)
• Art der Verrechnung
  (pauschal, nach Aufwand, Garantieleistung, Gewährleistung, …)

Vorlage für die Erstellung von Aufgaben 

Damit eine korrekte und vollständige wiederkehrende Aufgabe für einen Mitarbeiter erzeugt werden kann, sollte die Vorlage folgende Informationen enthalten:

• Verantwortlicher
• Status
• Dauer
• Titel und Beschreibung
• Kategorisierung
• Projekt

Beispiel für einen automatisierten Prozess

Unser Kunde Muster AG hat im Rahmen seines Betreuungsvertrags Anspruch auf einen jährlichen CRM-Workshop mit einer Dauer von vier Stunden. 

• Zum betreffenden Servicevertrag erstellen wir eine entsprechende Prozessvorlage.
• Daraufhin wird automatisch jedes Jahr im definierten Monat ein Ticket mit entsprechendem Zieldatum für den zuständigen Betreuer Maxi Huber erstellt. Ein Ressourcenplan im Umfang von vier Stunden wird Maxi Huber für dieses Ticket zugewiesen.
• Der Ansprechpartner bei Muster AG erhält eine Nachricht über das neue Ticket mit der Bitte um Rückmeldung zwecks Terminvereinbarung.
• Reagiert der Kunde nicht, wird er nochmals vom System erinnert. Im nächsten Schritt würde er dann telefonisch kontaktiert.

Praktische Prozessvorlagen

Wie Sie Ihre periodischen Aufgaben stets im Blick haben und effizient verwalten.

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