Plattformübergreifende Workflows  mit Microsoft Power Automate

Das CRM ist keine Insel, darüber haben wir bereits geschrieben.
Ging es bisher oft um den reinen Datenaustausch von System A (z. B. ERP) nach System B (z.B. CRM), steigen die Anforderungen und Wünsche für die bessere Verbindung von Systemen ständig weiter.
Die Zauberformel: Systemübergreifende Workflows – umsetzbar ohne tiefere Programmierkenntnisse in einem übersichtlichen grafischen Editor.

Bisher waren Workflow-Systeme meist Bestandteil der jeweiligen Anwendung. Und damit auch auf Abläufe innerhalb genau dieser Anwendung limitiert. CAS genesisWorld ist hier keine Ausnahme: mit dem Regelassistenten hat man zwar ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung – allerdings nur innerhalb der Applikation.
Microsoft Power Automate ergänzt den Regelassistenten perfekt: über eine ganze Reihe fertiger Konnektoren können weitere Systeme in den Workflow integriert werden. Anwender erhalten die Möglichkeit, einfache Konnektoren selbst zu konfigurieren, Entwickler können leistungsfähige Konnektoren programmieren.

Das Herzstück ist die tiefe Integration in die Microsoft-365-Welt (Outlook, Teams, Excel, …).

Unsere Beispiele illustrieren nur ein paar der vielfältigen Möglichkeiten dieses Power-Tools:

Automatische E-Mail-Vorbereitung:
Wird eine Verkaufschance abgeschlossen, dann soll die zuständige Vertriebsverantwortliche ein E-Mail mit einer persönlichen Nachricht an den Interessenten versenden.
Bisher war das eine manuelle Aufgabe. Nach dem Abschluss der Verkaufschance wurde der Mitarbeiterin vom CRM-System eine Aufgabe zugewiesen. Für das E-Mail an den Interessenten kopierte sie ein bestehendes Schreiben oder griff auf ihre E-Mail-Vorlagen zurück.
Mit Power Automate wird nach Abschluss der Verkaufschance direkt in der Mailbox des Users ein E-Mail-Entwurf erstellt. Der Vorlagentext und erforderliche Anhänge werden zentral verwaltet. Die Anhänge kommen z. B. aus OneDrive oder Sharepoint. Optional kann der User an den Versand der Nachricht erinnert werden (z. B. per Nachricht in Microsoft Teams).
Die manuelle Arbeit besteht nun lediglich darin, das E-Mail zu überprüfen, ggf. zu editieren/personalisieren und zu versenden.

Kunden per WhatsApp oder SMS informieren:

• Erinnerung an künftige Termine und Veranstaltungen
• Information über den Bearbeitungsstatus
• und andere

Power Automate verbindet CAS genesisWorld mit den jeweiligen Service Providern für den Versand von WhatsApp oder SMS-Nachrichten.

Eingehende E-Mails prüfen und Mitarbeiter per MS Teams informieren:

Unsere Mitarbeiter bestellen ihr Mittagessen bis um 11:30 Uhr des Vortags bei unserem Essenslieferanten. Nun kommt es selten, aber doch vor, dass die Mindestbestellsumme unterschritten wird (oft, weil jemand schlichtweg vergessen hat, zu bestellen). Dann erhalten die Besteller um 10:30 Uhr eine Nachricht des Lieferanten, dass die Bestellung storniert wird, wenn nicht weitere Bestellungen dazu kommen. Bisher musste herumgefragt werden, ob nicht noch jemand bestellen möchte. Mit der Lösung aus Power Automate werden alle Mitarbeiter automatisch per MS Teams informiert und können noch zeitgerecht ihre Essenbestellung platzieren. Das spart Zeit und die Kollegen freuen sich auf ein nachhaltiges, gefördertes Mittagessen.

Dokumenten-Workflow:

In CAS genesisWorld Helpdesk werden Prüfprotokolle als PDFs abgelegt. Die ersten beiden Seiten des jeweiligen Protokolls müssen am Monatsende per E-Mail an ein Partnerunternehmen übermittelt werden. Bisher eine zeitaufwändige Angelegenheit für das Backoffice.
Auslöser des Workflows ist die Erstellung des Deckblatts in CAS genesisWorld. Über E-Mail oder WebHook wird der Workflow (kurz Flow) gestartet. Es werden alle mit dem Deckblatt verknüpften PDF-Dokumente ausgelesen. Jeweils die ersten beiden Seiten werden in einem Sammel-PDF zusammengefasst. Dieses kann dann z. B. per E-Mail an den Partner übermittelt werden und zusätzlich auch in CAS genesisWorld gespeichert werden.

Sie nutzen bereits CAS genesisWorld? Dann haben Sie schon die perfekte Basis für die Power-Workflows mit Power Automate.

Power-Workflows

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