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Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 2: Ausgangsrechnungen
Blogserie Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 2:
Ausgangsrechnungen
In unserer Blogserie zeigen wir, wie Sie mit der CRM/XRM-Software CAS genesisWorld eine Deckungsbeitragsrechnung in Ihrem Unternehmen einführen.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Ausgangsrechnungen mit dem ERP-Modul eines modernen CRM-Systems erstellt werden können. Optional können natürlich auch Rechnungen aus einem ERP-System automatisiert importiert werden.
Welches System für Rechnungen?
Eine der ersten Fragen, die Unternehmen sich hier stellen müssen ist, mit welchem System man seine Rechnungen schreiben möchte.
Eine generelle Empfehlung dafür kann man nicht geben. Hier empfiehlt es sich, die konkrete Situation mit unseren Spezialisten abzusprechen. Folgende Parameter sollte man in die Entscheidung einbeziehen:
- Anzahl der Rechnungen pro Monat
- Anzahl der Personen, die Rechnungen erstellen
- Was wird abgerechnet?
- Wie viele Positionen hat eine typische Rechnung, wie viele Positionen kann es maximal geben?
- Wie viele und welche Steuersätze kommen zur Anwendung?
- Mehrsprachigkeit
- Fremdwährungen
- Sammelrechnungen
- Automatisiertes Erzeugen periodischer Rechnungen
- Stücklisten
- PDF-Rechnungen / E-Mail-Versand
Rechnungen mit CRM am Beispiel CAS genesisWorld (Modul Easy Invoice)
Die Rechnungsstellung ist optimal in das CRM-System integriert, d.h. von der Adresserfassung über die Verkaufschance, das Angebot und den Auftrag bis hin zur Rechnung und dem PDF-Beleg. Alles findet in einem System statt und alles ist in der Kundenakte abgelegt und schnell auffindbar:
- Welche Angebote haben wir gerade draußen?
- Welchen Auftrag haben wir noch nicht abgerechnet?
- Der Kunde möchte nochmals die Rechnung per E-Mail gesendet bekommen.
Wie und was kann überhaupt abgerechnet werden?
- Die AdHoc-Rechnung: Debitor auswählen, Rechnung anlegen. Produktpositionen aus der Produktliste wählen oder die Positionen händisch eintragen. Ein anderer Rechnungsempfänger ist natürlich möglich.
- Rechnungen auf Basis von Vorbelegen (Angebot, Auftrag, Lieferschein). Übernahme der Positionen aus den Vorbelegen mit der Option, Änderungen vornehmen zu können.
- Rechnungen auf Basis von Projekten (auch Teilabrechnung)
- Abrechnung von Servicetickets, Zeiterfassungen und Spesen. Individuelle Stundensätze pro Mitarbeiter und Kunde bzw. Projekt. Der Kunde erhält z. B. eine Sammelrechnung über alle erbrachten Dienstleistungen sowie die angefallenen Spesen. Eine detaillierte Aufstellung kann der Rechnung beigefügt werden
- Serviceverträge: Periodische Abrechnungen
- Veranstaltungen: Abrechnung von Eventteilnahmen
Welche Auswertungen sind möglich?
Durch die integrierte Verknüpfungslogik in Kombination mit dem Reporting-Modul können nun vielfältige Analysen vorgenommen werden. AdHoc-Auswertungen sind genauso möglich wie standardisierte Berichte:
- Umsatz/Deckungsbeitrag pro Produkt oder Produktgruppe
- Umsatz pro Kunde
- Umsatz pro Region
- Umsatz pro Verkäufer oder Kundenverantwortlichem
- Umsatz pro Projekt
- Verteilung des Umsatzes auf Handelsware und Dienstleistungen
Aber auch komplexere Abfragen sind mit wenigen Klicks möglich, z. B.:
- Wieviel Umsatz hat Verkäufer Berger mit Software-Produkten in der Region Österreich-West im ersten Quartal 2017 erzielt?
- Wie hoch war der Serviceumsatz für unsere Maschinen im aktuellen Geschäftsjahr je Region? Wie viel haben wir mit Neumaschinen umgesetzt?
Das Thema Einkaufsrechnungen werden wir in Kürze in einem separaten Artikel behandeln.
Bereits erschienene Beiträge zum Thema Deckungsbeitragsrechnung:
In weiteren Beiträgen zum Thema Deckungsbeitragsrechnung werden wir in Kürze auch auf folgende Aspekte näher eingehen:
- Teil 3: Einkaufsrechnungen
- Teil 4: Projektbezogene Zeiterfassung
- Teil 5: Ad-hoc-Reports und Berichtswesen
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Deckungsbeitragsrechnung mit CAS genesisWorld
Erstellen und Verwalten von Ausgangsrechnungen als Basis für eine realistische Deckungsbeitragsrechnung.
