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Schnellere Freigabeworkflows

25. Jänner 2023

Wie ein Automatisierungstool Ihnen dabei hilft, Genehmigungs-Prozesse zu beschleunigen

Freigabe- oder Genehmigungsworkflows vereinfachen die Abstimmung innerhalb von Projekten oder zwischen Projektteams und anderen Fachbereichen.
Solche Freigabeprozesse gibt es in fast jedem Fachbereich, in dem Inhalte vor der Nutzung genehmigt werden müsse, so zum Beispiel:
•    Finanzbuchhaltung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen
•    Personalabteilung: Urlaubsanträge, Dienstverträge
•    Marketing: Mailings, Broschüren, Blogartikel

In modernen CRM-Lösungen kann man Genehmigungsworkflows gut und einfach abbilden. In CAS genesisWorld können beispielsweise folgende Datensätze verwaltet werden:

  • Spesenbelege
  • Eingangsrechnungen
  • Urlaubsanträge
  • Dienstreiseanträge
  • Angebote, uvm.

Typischerweise werden die Freigaben im Zuge des Workflow direkt im Datensatz vermerkt. Es ist aber auch möglich, die Freigaben über verknüpfte Aufgaben oder andere verknüpfte Datensätze zu steuern.
In beiden Fällen wird der Genehmiger per E-Mail über eine anstehende Genehmigung informiert. Das E-Mail beinhaltet einen Link zum entsprechenden Datensatz. Eine Anmeldung in CAS ist notwendig.

Sehr oft könnte der Genehmiger aber schon auf Basis einer kurzen Nachricht (mit den wichtigsten Informationen) entscheiden, ob eine Freigabe erteilt wird oder nicht. Er muss dzt. aber trotzdem den (Um-)Weg über Link und Anwendung gehen. 

Hier setzt nun Microsoft Power Automate an, denn genau diese Schritte könnte man einsparen:

Freigaben direkt im E-Mail oder einer MS-Teams-Nachricht

So funktioniert es:


Eine Regel in CAS genesisWorld startet einen Microsoft-Flow und übergibt die erforderlichen Informationen (z. B. Antragsteller, Genehmiger, Betrag, Bezeichnung).
Der Flow informiert per E-Mail und MS Teams den Genehmiger (auch Serien- und Parallelgenehmigungen sind möglich).
Die Rückmeldung direkt im E-Mail (Freigabe: JA/NEIN) bewirkt eine direkte Änderung des auslösendes Datensatzes (z. B. Freigabe erteilt, Aufgabe erledigt, Urlaub genehmigt, …). Optional kann auch der Antragsteller direkt per E-Mail durch den Flow benachrichtigt werden.

Freigabe in MS-Teams
Power-Automate-Aktion: "Start und auf Genehmigung warten"

Interessantes Detail am Rande:
Der Freigabeworkflow mit Power Automate funktioniert auch dann, wenn z. B. in einem Projektteam mit unternehmensexternen Teammitgliedern nicht alle Beteiligten über einen CRM-Zugang verfügen.

Was Sie dazu benötigen:

  • Microsoft 365
  • CAS genesisWorld ab Version 13.2.4 oder 14.1.0
  • Lizenz für Microsoft Flow (berechtigt zur Nutzung von Premium-Triggern und Premium-Aktionen)

Top-Speed für Ihre Genehmigungsworkflows

Mit der Integration von Microsoft Power Automate wird Ihr CRM noch smarter. 

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