Terminplanung leicht gemacht mit Microsoft Office 365 Bookings

Microsoft Office 365 Bookings ist eine Online-App und mobile App für kleine Unternehmen, die Dienste für Kunden auf Terminbasis leisten (z. B. Friseursalons, Dentallabore, Fitnessstudios, Anwaltskanzleien, Finanzdienstleister, Berater und Autowerkstätten).

Bookings umfasst drei primäre Komponenten:

• eine Buchungsseite, auf der Ihre Kunden Termine mit dem Mitarbeiter planen können, der den Dienst leisten soll
• eine Reihe von webbasierten, unternehmensbezogenen Seiten, auf denen Unternehmer die Vorlieben von Kunden festhalten, Mitarbeiterlisten und Zeitpläne verwalten, Dienste und Preise definieren, Geschäftszeiten festlegen sowie die Vorgehensweise anpassen können, in der Dienste und Mitarbeiter geplant werden
• eine mobile unternehmensbezogene App, in der Unternehmensbesitzer alle ihre Buchungen anzeigen, auf Kundenlisten und Kontaktinformationen zugreifen sowie manuelle Buchungen vornehmen können

Für Unternehmen, die bisher ihre Termine vor allem manuell organisiert haben, wird Microsoft für Office-365-Businesskunden ab sofort den Dienst Bookings ausrollen (sukzessive über Updates). Bookings ist Bestandteil von Office 365 Business und soll viele Arbeitsschritte automatisieren.

Mit Office 365 Bookings bietet Microsoft für Dienstleister künftig eine firmeneigene, auch für den mobilen Gebrauch optimierte Webseite, über die Kunden Termine selbst eintragen und verwalten können. Der neue Self-Service ist sehr einfach zu handhaben: Die Kunden wählen einen Service und einen freien Termin aus, geben ihre Kontaktinformationen ein und reservieren den Termin – ganz einfach. Die oft mühsame und zeitraubende Suche nach einem freien Termin und Bestätigungen per E-Mail oder Telefon sind somit nicht mehr nötig.

Die wichtigsten Features und Informationen zu Office 365 Bookings

Ein Service für kleine und mittelständische Unternehmen

Bookings eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die oft Kundentermine haben: zum Beispiel Restaurants, Arztpraxen und Handwerksbetriebe. Der Service wächst genau wie Office 365 selbst mit den Unternehmen: Es ist ohne weitere Lizenzkosten möglich, mehrere Kalenderseiten anzulegen und mit unterschiedlichen Services und Teams zu verknüpfen.

Bookings reduziert Terminabsagen

Der neue Buchungsservice bietet Erinnerungsfunktionen, die überflüssige Terminabsagen oder Nichterscheinen reduzieren: Direkt nach einer Terminbuchung erhält der Kunde ein Bestätigungsmail, über das er den Termin in seinen Outlook-Kalender eintragen kann. Zudem haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kunden per E-Mail an anstehende Termine zu erinnern. Wenn sich aus Sicht der Kunden die zeitliche Planung ändert, können sie den Termin einfach verschieben. Im Bestätigungsmail oder im Kalendereintrag findet sich ein Link dazu.

Bookings ist mobil

Als Cloud-Lösung lässt sich Office 365 Bookings von überall und jedem gängigen Endgerät verwalten. Alle Kundentermine werden in einem zentralen Kalender präsentiert und lassen sich dort auch vom Unternehmen selbst absagen, verschieben oder intern an (andere) Mitarbeiter zuweisen. Natürlich ist es auch möglich, selbst Termine aus persönlichen Gesprächen im Kalender einzutragen.

Bookings hilft bei der Kontaktpflege 

Bookings hilft Unternehmen, den Kontakt zu ihren Kunden zu pflegen. Immer, wenn ein Kunde einen neuen Termin einstellt und seine Kontaktdaten hinterlegt, erstellt Bookings einen neuen Kontakt innerhalb der Website, die sich sowohl vom Desktop aus als auch über eine mobile App einfach verwalten lässt. Und da Kunden nicht die einzigen sind, die Termine vergessen können, ist es gut, dass Office 365 Bookings die Kundentermine auch in einen Teamkalender einträgt. Dabei arbeitet Bookings nicht nur mit Outlook in Office 365 zusammen, sondern auch zum Beispiel mit Outlook.com oder dem Google-Kalender.

Ein anderes, nützliches Tool für Office 365 ist ebenfalls seit Kurzem verfügbar: Outlook Customer Manager

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