03. Juni 2022

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E-Mail

Kundendaten Top - Mitarbeiterdaten Flop?

03. Juni 2022

Oder: wie Sie Ihre Mitarbeiterdaten perfekt verwalten

Der sprichwörtliche Schuster hat selbst die durchgelaufensten Sohlen. So viel anders ist das auch im digitalen Business nicht.
Die Daten unserer Interessenten und Kunden sind ordentlich gepflegt und jede kleine Änderung wird nachgehalten. Schließlich möchten wir bereits investierte Akquisezeit und -arbeit nicht aufgrund eines nicht dokumentierten Wechsels der Zuständigkeiten beim Interessenten in den Wind schreiben müssen.
Und bei den eigenen Mitarbeitern?

Da ist man dann mitunter nicht so akribisch. Frau Huber hat geheiratet und heißt jetzt Bergthaler, aber ihre E-Mails werden noch immer mit der mit der alten Signatur versendet? Der neue Mitarbeiter Herr Gruber kann gar keine E-Mails senden, weil auf seine Mailbox vergessen wurde?

Der Fokus liegt verständlicherweise auf Marketing und Vertrieb und nicht auf der Innenorganisation. Die ist aber eben enorm wichtig, wenn alles wie am Schnürchen klappen soll.

Das zugrunde liegende Problem: uneindeutige Datenlage

Mitarbeiterdaten können in mehreren unterschiedlichen Systemen (zum Beispiel, CRM, ERP, HR-Software, usw.) gespeichert sein. Das wiederum kann zu so genannten Dateninseln führen, wenn in den einzelnen Systemen die Daten autark verwaltet werden.

Änderungen an den Daten aktiv im Unternehmen tätiger Mitarbeiter, aber auch die Erfassung von Abgängen und Zugängen, sind dann aufwändig und die Fehlergefahr ist groß. Schnell passieren Dinge wie:

  • Es wurde keine Mailbox für den neuen Mitarbeiter erstellt
  • Der Mitarbeiter fehlt in der Verteilergruppe
  • Eine Namensänderung, z. B. nach einer Eheschließung, wurde nicht durchgängig in den verschiedenen Systemen erfasst.
  • Die Handynummer hat sich irgendwann geändert, wurde aber nicht überall erfasst. Welche ist nun die richtige?
  • Der Kollege hat das Unternehmen verlassen. Noch immer ist aber sein Kalender für alle sichtbar.
  • Wie kommt der neue Mitarbeiter zu seiner E-Mail-Signatur?
  • usw.

Die eleganteste Lösung für dieses Dilemma ist die Schaffung so genannter Master-Daten, bzw. eines Master-Systems. Weitere Systeme und Lösungen, die gleiche Daten enthalten, werden mit dem Master-System abgeglichen.

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Wie Sie Ihre Mitarbeiterdaten in allen relevanten Systemen up-to-date halten

Seit über 20 Jahren integrieren wir CRM-Systeme in Windows-Landschaften. Unsere Spezialität ist die perfekte Anbindung der Messaging-Systeme Microsoft Outlook/Exchange/Microsoft 365 oder HCL Notes/Domino an die CRM-Lösung CAS genesisWorld.

Hier ein Auszug der Prozesse, die wir in zahlreichen Projekten abgebildet haben:

CAS genesisWorld – Microsoft Active Directory (AD):

  • Übernahme der AD-User und -Gruppen in die CAS-Userverwaltung
  • Synchronisation der AD-User mit der CAS-Adress-/Mitarbeiterverwaltung – inkl. Foto des Mitarbeiters sowie Abbildung der Hierarchien innerhalb des Unternehmens
  • Pflege der Mitarbeiter-Kontaktdaten in CAS genesisWorld oder Microsoft Active Directory und Verwendung der Kontaktdaten in Microsoft-Outlook-Signaturen. -> Somit ist eine einheitliche Firmensignatur sichergestellt und die gesetzliche Anforderung, dass jedes E-Mail eine Signatur enthalten muss, wird erfüllt.
  • Deaktivierung oder Löschung von User-Konten aus dem Master-System (wahlweise CAS genesisWorld oder Microsoft Active Directory)
  • Zeitgesteuerte Löschung in nachgelagerten Systemen
  • Übernahme von AD Gruppen nach CAS genesisWorld für die Verwendung in Mailings
  • Abbilden des Workflows für das Anlegen neuer Mitarbeiter, z. B,:

o Windows-Benutzerkonto
o Mailbox (Sprache, Limits, Zugriffsrechte für andere)
o Mailverteiler, Zugriffsgruppen
o E-Mail-Signatur
u.v.m.

Microsoft Active Directory – Exchange/MS365

  • Automatische Anlage von Postfächern für neue Active-Directory-User auf Basis der Active-Directory-Daten
  • Automatische Zuweisung zu dynamischen Mailing-Gruppen auf Basis flexibler Filter
  • Verwendung in der Integration von Drittsystemen
  • Datendrehscheibe für weitere Systeme (Ticketing, Personalsoftware,…)

Die oben genannten und viele weitere kundenspezifische Prozesse können wir abbilden. Damit vereinfachen wir die Verwaltung von Daten erheblich und schaffen Transparenz. Wo liegen Ihre speziellen Herausforderungen? Sprechen Sie uns an!

 

Smarte Datenverwaltung

Mit der perfekten Integration von CRM, Microsoft Active Directory und Exchange/Microsoft 365 reformieren wir Ihre Mitarbeiterverwaltung!

 

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