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Sind Ihre mobilen CRM-Daten schon DSGVO-konform?
Die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) schreibt eine Vielzahl an Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor. Besonders Unternehmen, die mehr und mehr mobil arbeiten, sehen sich hier großen Herausforderungen gegenüber. Um zukünftig die Sicherheit mobiler Daten zu gewährleisten, ist der Einsatz einer Mobile-Device-Management-Lösung (MDM) quasi unabdingbar.
Wie man höchste Sicherheit beim Zugriff auf mobile Daten herstellt
CRM-Systeme enthalten oft sehr sensible Daten und der Zugriff von außen kann ein Sicherheitsrisiko darstellen.
Insbesondere Vertriebs- oder Montageteams müssen mobil arbeiten und von unterwegs auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können - vor Ort beim Kunden oder für die Vorbereitung unterwegs, z. B. kurz bevor der Außendienstmitarbeiter das Gebäude des Kunden betritt, ist der Bedarf für einen mobilen Zugriff gegeben.
Der mobile Zugriff auf CRM-Systeme erfolgt in der Regel über Username und Passwort und ist SSL-verschlüsselt. Auch CAS genesisWorld nutzt diese Form der Authentifizierung. Manche Firmen erachten diese Art der Zertifizierung als unsicher und fordern eine „2-Faktor“-Authentifizierung Diese beinhaltet den Nachweis der Identität mittels der Kombination von zwei unterschiedlichen Komponenten (z. B. Zertifikat und Username/Kennwort oder TAN-Code und Username/Kennwort).
Aktuell findet oft die Kombination aus VPN-Verbindung und Anmeldung im CRM-System mittels Username und Kennwort Anwendung.
Für den User bedeutet dies aber eine Menge an Klicks und Wartezeiten bei der Anmeldung. Nicht wenige User empfinden diese Vorgehensweise als umständlich und zeitraubend. Dies führt dann dazu, dass mobil oft überhaupt nicht mit dem CRM-System gearbeit wird.
Dazu hier ein Negativbeispiel, wie die mobile Nutzung für den Benutzer unattraktiv wird:
Der Vertriebsmitarbeiter Herr Hofer möchte von unterwegs einen Kalendertermin im CRM-System eintragen. Der Innendienst ist nicht erreichbar. Herr Hofer startet sein Notebook und meldet sich im VPN an. Erst dann kann er sein CRM-System starten und den Termin speichern. Für eine eigentlich simple Aufgabe hat Herr Hofer ganze 15 Minuten benötigt.
Viel schneller und komfortabler geht es mit dem Mobile Device Management IBM Maas360 und dem Modul IBM MaaS360 Enterprise Gateway Suite: eine Terminerstellung wie im oben genannten Beispiel wird auf die Dauer von 2-3 Minuten reduziert.
Maas360 unterstützt verschiedene Formen der 2-Faktor-Authentifizierung. Im angeführten Beispiel ist am Smartphone des Benutzers ein Zertifikat gespeichert. Die Anmeldung erfolgt weiterhin mit Username und Passwort. Die Kommunikation zwischen Endgerät und CRM erfolgt über den Gateway Server. Der CRM-Server ist von außen nicht direkt erreichbar, die Kommunikation zwischen Endgerät und Gateway ist verschlüsselt
Diese weiteren Vorteile bringt der Einsatz von IBM Maas360 für Unternehmen mit einer CRM-Lösung:
- Zentrale Verwaltung und Konfiguration der Endgeräte
- Inbetriebnahme neuer Endgeräte mit wenigen Klicks
- Überwachung der zentralen Vorgaben
- Firmen-Container auf dem mobilen Gerät: damit können Bring Your Own Device (BYOD)-Szenarien abgebildet werden.
- Daten aus dem verschlüsselten Firmencontainer können nicht in den ungesicherten Bereich übertragen/kopiert werden. D. h. das Versenden von Firmeninformationen über soziale Netzwerke wäre damit unterbunden.
- Löschen des Containers auf Knopfdruck, wenn das Gerät gestohlen wird oder der Mitarbeiter die Firma verlässt.
- E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte, Notizen werden mit dem zentralen E-Mail-/Groupware-Server abgeglichen und im verschlüsselten Container gespeichert.
Maas360 ist eine Cloud Lösung und wird von IBM in europäischen Rechenzentren gehostet. Für sehr große Umgebungen (>2.500 Geräte) ist auch eine OnPremise-Installation möglich.
IBM MaaS360 für höchste Sicherheit beim mobilen Zugriff auf CRM-Daten
Wie sicher sind Ihre Daten beim Zugriff über mobile Endgeräte? Mit dem Mobile Device Management MaaS360 von IBM bleiben Ihre Daten dort, wo sie hingehören.
